A gestão das notas fiscais continua sendo um desafio para as empresas. Por isso, vale ficar atento para não correr o risco das penalidades que podem ocasionar devido erros na gestão de notas fiscais de entrada (compras), muitas vezes causado por trabalho feito erroneamente, já que na maioria das empresas esse trabalho é realizado manualmente, ou até mesmo devido ao uso de softwares inadequados.

Sabendo que a legislação do país é complexa, facilitar a rotina fiscal é um desejo de todo empresário. Contudo um dos principais desafios das empresas é a gestão das notas fiscais, como dito anteriormente no artigo: Inteligência fiscal, uma estratégia para os negócios futuros, claramente podemos observar pela quantidade de municípios que ainda não passaram pela transformação digital,  onde no Brasil temos cerca de 5,5 mil municípios, apenas cerca de 200 municípios tem a possibilidade de emitir a NFS-e, principalmente pelo fato de terem um padrão eletrônico de comunicação, no qual apresenta múltiplos formatos de NFS-e que são definidos por cada município.

Essa é uma área que poderá impactar vários departamentos dentro da organização, como os seguintes:

 Departamento de Compras;
 Contas a pagar;
 Controladoria;
 Contábil; e
 Fiscal.

Portanto, vale realizar um alinhamento desses documentos em todos os departamentos envolvidos.  

Um dos grandes problemas mencionados pelas empresas, está relacionado ao preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos fornecedores, por isso, vale destacar que preenchimento correto da nota fiscal é de suma importância, pois serão levadas todas as informações sobre a operação realizada, como por exemplo, o CFOP, que você pode conferir no eBook CFOP, onde você encontra listado os códigos, que irá auxiliar nesse procedimento.

Uma vez que se tem uma nota fiscal preenchida corretamente, com todas as informações, uma outra questão, diz respeito a conferência de autenticidade dos documentos fiscais, que corresponde a certificação de seu estado original, ou seja, sem modificação, a fim de evitar fraudes e prevenir conflitos.

 

Além disso, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, no qual é exigido por lei, o prazo de cinco anos, podendo gerar multa, como por exemplo, na ocorrência em que um fiscal compareça no estabelecimento solicitando uma ou mais notas fiscais, e o documento não for apresentada pelo empresário isso acarretará multa, ficando sujeito a retenção de valores em pagamentos de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.

Portanto, para evitar transtornos e penalidades, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entrada, para se obter eficiência em todo o processo.

 

 

Um Plano de Recuperação de Desastres (PRD) é na essência um procedimento adotado por toda a empresa para prevenir e minimizar perdas de dados, de forma que, mesmo ocorrendo um acidente (seja por causa humana ou infelicidades do dia- a -dia), a companhia continue a operando suas atividades mais importantes que foram previamente selecionadas.

 

 

Para realizar um plano de recuperação de desastres é necessário em primeiro lugar ter uma equipe com conhecimento a respeito de PRD e que no melhor caso já tenha feito algum, deve ser passado para essa equipe instruções especificas e detalhadas sobre como reagir a situação indesejada que ocasionou o problema, de tal maneira que  a reação seja a mais rápida e certeira possível.

 

Uma boa forma de se preparar o PRD é criar cenários de falhas, roubos, incêndios, situações que podem ocorrer inesperadamente no dia-a-dia da empresa para que os funcionários saibam o procedimento a executar assim que a situação passar. É importante também saber  o que fazer com erros causados por funcionários, como a execução de um procedimento errado ou um equívoco, na verdade não apenas o que fazer, mas como evitar.

 

Para  garantir uma melhor segurança vale levar em conta esses três tópicos:

• Prevenção: Providenciar medidas de segurança para evitar desastres antes mesmo que eles ocorram e prejudiquem a empresa.

 

• Antecipação: Criar meios adequados de combater esses desastres (como os citados anteriormente) a partir da análise de risco e plano de ação.

 

• Mitigação: Gerenciar da melhor forma  o problema enfrentado para que afete o mínimo possível a empresa. Um bom plano de recuperação irá garantir um tempo de retorno as atividades empresariais, de forma que, não haja prejuízo para as operações.

 

 

Mesmo sem uma equipe especializada para executar o PRD, dentro do ambiente da empresa, há situações que são facilmente identificadas, no dia-a-dia e que podem trazer um plano de ação, como por exemplo:

 

1 - Caso haja um sistema em nuvem sendo utilizado que, consequentemente precisa de uma conexão de internet, pode-se contratar um segundo provedor de internet, isto é, se um deles estiver instável.

 

 

2 - No geral, sistemas são muito importantes, pois armazenam todo o trabalho das empresas, então adotar um método ou rotina de realização de backups, diariamente, semanalmente ou no mínimo mensalmente, são necessárias, caso o computador venha apresentar problemas ou seja infectado por vírus.

 

 

3 - Locais que trabalhem com vários computadores, frequentemente é interessante realizar uma limpeza (interna, de poeira e resíduos que se acumulem no sistema de refrigeração dos componentes internos dos computadores), e uma busca por vírus e arquivos maliciosos, para garantir o bom funcionamento e evitar travamentos e infecções indesejadas que com certeza vão impactar negativamente.

 

 

Como pode-se ver, atitudes simples, porém de extrema importância fazem parte do PRD, e você, já possui alguma estratégia de prevenção ou recuperação em caso de falhas graves?

Se a resposta for não, com certeza estará sujeito a inúmeras intempéries que podem ocorrer.

 

 

Baseado na segurança de informações, a Netspeed disponibilizou o serviço em nuvem, o NetCloud, onde todas as informações dos sistemas contábeis ficam armazenadas em nuvem, em um ambiente totalmente gerenciado por uma equipe especializada, sem riscos de infecções, problemas físicos e o melhor, traz uma mobilidade (onde o sistema pode ser acessado de qualquer localidade que possua computador e internet). Então, este pode ser o seu primeiro passo para um Programa de Recuperação de Dados.

 

 

 

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Comunicação, do latim communicare, é a necessidade de qualquer ser de compartilhar, trocar opiniões e mensagens, através de sinais, gestos ou palavras. Este processo consiste na transmissão de informações entre um emissor e um receptor, que interpreta determinada mensagem e a responde. 

No ramo empresarial, este processo ocorre entre a organização e o público - seja ele interno ou externo - transmitindo informações, a fim de melhorar a imagem, aumentar o engajamento do público com a organização e alcançar resultados. 
 A comunicação empresarial ocorre em diversas classes sociais e atinge pessoas de diferentes personalidades, crenças e necessidades.

Tavares (2007) cita que a comunicação empresarial ocorre "entre a organização (empresas privadas, empresas públicas, instituições, etc.) e os seus públicos de interesse: cliente interno ou funcionário da organização, fornecedores, distribuidores, clientes, prospects, mídia e sociedade em geral".
 Mas, a quem se destina a comunicação empresarial?

 

Público Interno

Para atingir seus objetivos, a organização depende do bom desempenho de seu público interno, que são seus colaboradores, fornecedores e parceiros. 

Segundo Marques (1996) a comunicação interna é um conjunto de atividades efetuadas por uma organização para a criação e manutenção de boas relações com e entre os seus membros, através do uso de diferentes meios de comunicação que os mantêm informados, integrados e motivados para contribuir com o seu trabalho, para que se alcancem objetivos organizacionais.

A comunicação empresarial interna pode ser realizada através de comunicação aberta e direta, de forma vertical (entre superiores e subordinados), horizontal (entre colaboradores de mesmo nível hierárquico) e transversal (entre todas as direções e níveis), prezando pela transparência e trabalho em equipe.

Alguns exemplos são: reuniões presenciais regulares, comunicados on-line, e-mail corporativo, redes sociais e etc.

 

Público Externo

A comunicação empresarial externa consiste na divulgação e disseminação de informações para o público externo da organização, com o objetivo de atrair novos clientes e fidelizar os já existentes. É importante ter cautela e saber se posicionar perante a esse público, visto que se tratam de consumidores satisfeitos ou insatisfeitos. 

Além de propaganda, pode ser feita através de assessoria de imprensa, branding, gestão de redes sociais, campanhas institucionais, relações públicas e etc.

Kotler (2008) cita que para um processo comunicativo eficaz, existem oito etapas que devem ser respeitadas: 

1 - Determinação do público-alvo; 

2 - Determinação dos objetivos de comunicação;

3 - Desenvolvimento da mensagem;

4 - Seleção dos canais de comunicação;

6 - Decisão sobre o mix de comunicação;

7 - Mensuração dos resultados;

8 - Administração do processo de comunicação integrada de marketing.

Ao ser definida a abordagem do público e o posicionamento da organização perante a eles, os benefícios para a instituição serão:

Bom relacionamento e clima organizacional

Uma instituição com comunicação ordenada, desenvolve colaboradores que se identificam, se sentem parte da instituição e que darão o seu melhor, engajados com os objetivos. Promove motivação, comprometimento, permitindo que a empresa atue de forma integrada, proporcionando maior produtividade; além de evitar ruídos internos. 

 

Melhora na imagem da empresa

Colabores satisfeitos internamente, repassam isso para o público externo. O respeito e credibilidade se torna mútuo, dada a identificação do público com a organização.
 
Precisão nos processos

O número de falhas nos processos é reduzido, há interação e os colaboradores sabem o que deve ser feito. Estes se sentem mais responsáveis e realizam suas atividades de maneira prática e objetiva.

 

Destaque no mercado

É construída uma ligação entre o mercado e a instituição, fortalecendo sua reputação e posicionamento, se destacando entre os concorrentes.

 

Geração de resultados

Em consequência, os resultados financeiros serão impactados de forma positiva.  Estudos feitos pela companhia americana Willis Towers Watson, revelam que uma comunicação empresarial eficaz proporciona uma valorização de 47% na bolsa de valores, em um período de 5 anos, comparado com empresas que não investem em comunicação.

 

Comunicação Empresarial em tempos de pandemia

Embora seja um período de muitos desafios, o que a princípio foi um grande impacto, se tornou um meio para muitas instituições reformularem suas estratégias e desenvolverem novas ações que gerem maior identificação de seus públicos ao propósito da instituição.

Foi preciso criatividade e rápida adaptação, onde foram empregadas formas de comunicação não utilizadas anteriormente. Na modalidade home-office, as ferramentas de gestão e comunicação digital mostram-se cada vez mais indispensáveis para as rotinas corporativas e até mesmo pessoais, tornando-se essenciais para a comunicação com seu público interno e externo.

 

Fontes de pesquisa:

https://repositorio.bc.ufg.br/bitstream/ri/4451/5/TCCG%20-%20Jornalismo%20-%20Da%C3%ADse%20Cristina%20de%20S%C3%A1%20Pinheiro.pdf

http://www.fo.usp.br/wp-content/uploads/IComunica.pdf

https://www.eumed.net/rev/cccss/2016/01/feedback.html

https://www.unimonte.br/blog/comunicacao-externa-e-interna-voce-sabe-qual-e-a-diferenca/

https://eadbox.com/importancia-da-comunicacao-empresarial/#Profissionais_engajados