A gestão das notas fiscais continua sendo um desafio para as empresas. Por isso, vale ficar atento para não correr o risco das penalidades que podem ocasionar devido erros na gestão de notas fiscais de entrada (compras), muitas vezes causado por trabalho feito erroneamente, já que na maioria das empresas esse trabalho é realizado manualmente, ou até mesmo devido ao uso de softwares inadequados.
Sabendo que a legislação do país é complexa, facilitar a rotina fiscal é um desejo de todo empresário. Contudo um dos principais desafios das empresas é a gestão das notas fiscais, como dito anteriormente no artigo: Inteligência fiscal, uma estratégia para os negócios futuros, claramente podemos observar pela quantidade de municípios que ainda não passaram pela transformação digital, onde no Brasil temos cerca de 5,5 mil municípios, apenas cerca de 200 municípios tem a possibilidade de emitir a NFS-e, principalmente pelo fato de terem um padrão eletrônico de comunicação, no qual apresenta múltiplos formatos de NFS-e que são definidos por cada município.
Essa é uma área que poderá impactar vários departamentos dentro da organização, como os seguintes:
Departamento de Compras;
Contas a pagar;
Controladoria;
Contábil; e
Fiscal.
Portanto, vale realizar um alinhamento desses documentos em todos os departamentos envolvidos.
Um dos grandes problemas mencionados pelas empresas, está relacionado ao preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos fornecedores, por isso, vale destacar que preenchimento correto da nota fiscal é de suma importância, pois serão levadas todas as informações sobre a operação realizada, como por exemplo, o CFOP, que você pode conferir no eBook CFOP, onde você encontra listado os códigos, que irá auxiliar nesse procedimento.
Uma vez que se tem uma nota fiscal preenchida corretamente, com todas as informações, uma outra questão, diz respeito a conferência de autenticidade dos documentos fiscais, que corresponde a certificação de seu estado original, ou seja, sem modificação, a fim de evitar fraudes e prevenir conflitos.
Além disso, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, no qual é exigido por lei, o prazo de cinco anos, podendo gerar multa, como por exemplo, na ocorrência em que um fiscal compareça no estabelecimento solicitando uma ou mais notas fiscais, e o documento não for apresentada pelo empresário isso acarretará multa, ficando sujeito a retenção de valores em pagamentos de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.
Portanto, para evitar transtornos e penalidades, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entrada, para se obter eficiência em todo o processo.
