O cliente de hoje é "orientado ao digital ". Então, se você deseja que sua empresa prospere, o digital precisa estar no centro do que você faz. Complementos e ajustes não são o bastante - para ganhar e manter a fidelidade dos clientes, é preciso garantir que eles possam acessar seus produtos e serviços de forma rápida e eficiente.

Para a maioria das empresas tradicionais, obter esses resultados requer uma transformação total. Apresentamos então um processo de cinco etapas para ajudar nessa mudança:

Passo 1: Entenda seu cliente

Ter o cliente no centro das atenções é essencial. Você deve entender seu cliente em um nível profundo se você quiser criar os tipos de experiências que determinarão seu comportamento na direção certa. Para isso são necessários vários tipos de pesquisa, como Pesquisa diretas e indireta de clientes, e Pesquisa em Personas de Clientes.

Passo 2: Mapeie a Jornada do Cliente

Depois de completar o Passo 1, você terá os insights necessários para elaborar uma visão de uma experiência futura que irá conduzir a fidelidade do cliente e desencadeará os pensamentos, sentimentos e comportamentos desejados. Você pode elaborar essa visão na forma de um "mapa de viagem do cliente" - um infográfico que comunica a experiência do cliente de ponta a ponta que pretende criar.

Passo 3: Construir o Futuro

Uma vez definida a jornada do cliente, é hora de começar a conduzir a transformação necessária para construir o futuro.
Você precisará implementar a transformação de quatro elementos de apoio, para alcançar uma excelente experiência ao cliente: arquitetura técnica, dados robustos e seguros, operações de negócios e o modelo de negócios econômicos da organização.
Você pode usar a metodologia de Design Thinking 2.0 para esta etapa.

Passo 4: Otimizar o curto prazo

A etapa de Construir o Futuro pode levar um bom tempo. Mas geralmente existem algumas áreas onde você está atualmente "decepcionando o cliente" que você pode corrigir rapidamente.

Fazer este trabalho lhe trará benefícios financeiros rápidos, mensuráveis e sustentáveis que podem ajudar a sustentar uma transformação maior, bem como demonstrar aos diretores da empresa que eles têm uma "razão para acreditar" que seu programa de transformação digital é capaz de causar impacto positivo nos negócios. Em segundo lugar, você melhora a experiência do seu cliente, o que melhora a percepção da marca e demonstra progresso.

Passo 5: Lidere a Mudança

Talvez o mais importante, a transformação digital requer uma liderança ousada, corajosa e determinada. Aqui estão algumas dicas de ações que os líderes transformadores podem fazer:

1. Supere a resistência empresarial à mudança - crie uma plataforma envolvente para a mudança, defina metas claras e celebre as pequenos conquistas, sustente sua convicção, mesmo quando as coisas dão errado;

2. Reunir líderes e equipes transformadoras - uma parte fundamental do seu trabalho é montar uma equipe de liderança, cada um com suas características, para trazer força para a equipe;

3. Olhe para a estrada à frente - escolher por onde começar depende da sua situação. Você pode começar montando uma equipe informal de liderança de transformação digital, ou montar um comitê de pesquisas para mapear a jornada atual do cliente, ou ainda através de um novo produto, que precise de inovação, aplicando os princípios do Design Thinking 2.0 para provar que ele pode funcionar.

 

Adaptado de:

A 5-Step Formula to Digital Transformation
ProjectManagement.com - A 5-Step Formula to Digital Transformation

 

 

Estamos vivendo um momento delicado: a existência de uma pandemia e a necessidade do isolamento social está afetando diversas empresas, e exigindo dos contadores um comportamento diferenciado diante tantas diversidades.

Este período de pandemia trouxe grandes desafios para todos mudou rotinas e comportamento de maneira radical. A tecnologia passou-se fazer ainda mais necessária e possivelmente, muitas das adaptações para o momento permanecerão. Os escritórios de contabilidade, assim como todas as empresas, precisaram se reinventar e a automação de processos, gestão de equipes e atendimento a clientes via web passaram a ser fundamentais. Se deparar com uma mudança tão grande e repentina, sem possibilidade de um planejamento pode parecer desanimador, mas as ferramentas tecnológicas e o controle de processos poderão auxiliar bastante. Pense diferente e aprimore a comunicação (colaboradores e clientes) e os controles de processos com sua equipe.

Mantenha uma comunicação diária, esteja próximos de seus colaboradores, garantindo um clima organizacional harmonizado e aproximado, apesar da distância física.

Defina regras de trabalho e passe orientações sobre organização de trabalho home-office.
Distribua tarefas diariamente, deixando claro o objetivo e o tempo de entrega.

Faça um acompanhamento de produtividade constante, em intervalos menores do que se estivessem trabalhando presencialmente. Você pode se deparar com questões do tipo: o que vale mais, um funcionário trabalhando oito horas e não consegue finalizar as tarefas solicitadas ou entregar as tarefas em seis horas? Você precisa de fato, se preocupar com o tempo efetivo de trabalho ou com a produtividade?

Defina horários e formas de atendimento de dúvidas e orientações aos seus colaboradores, dentro de sua rotina diária;
Utilize plataformas gratuitas para comunicação, por exemplo, Hangout, Skype, Zoom, Whatsapp.

A comunicação constante com os clientes também é fundamental. Partindo do princípio de que "quem é visto, é lembrado", não deixe seu cliente esquecer que você existe (e que ele precisa dos seus serviços). Envie mensagens e realize reuniões frequentes com seus clientes, mostrando-se disponível a auxiliar e agregando valor aos seus serviços. Utilize as reuniões com áudio e vídeo para diminuir a sensação de distanciamento.

O e-mail é outra ferramenta importante para comunicação e formalização de ações. Busque ferramentas de webmail (e-mail acessado por navegador, evitar e-mail nas máquinas) para garantir que você poderá acessar suas mensagens de qualquer computador ou smartphone. Organize seus e-mails em pastas por assunto para garantir um melhor acompanhamento e não deixar de atender a solicitações de clientes e colaboradores.

O momento atual também fez com que os documentos deixassem de estar em papel e passamos a conviver com documentos digitais. Os escritórios de contabilidade precisam processar uma quantidade muito grande de documentos de clientes. Para auxiliar no recebimento destes documentos e facilitar o trabalho dos contadores, nossa empresa oferece a possibilidade de integração, transferência e processamento de informações financeiras entre cliente e escritório de maneira automatizada. Redução de custos, aumento na agilidade no atendimento ao cliente. "Se você não fizer, seu concorrente irá fazer".

Para ajudar ainda mais o contador, os Sistemas Netspeed trabalham de forma integrada, o que agiliza as tarefas de comunicação e recepção de documentos fiscais, dados contábeis e outras informações, seja entre as demandas do escritório (Folha de Pagamento, Escrituração Fiscal e Contabilidade) como também entre o escritório e seus clientes.

A assinatura dos documentos também passou a ser uma dificuldade neste período de isolamento. Uma opção possível é a utilização de certificados digitais que permitem assinar documentos virtualmente com validade jurídica. Atualmente, várias Juntas Comerciais permitem arquivo de documentos com assinatura digital. Lembrando que, caso opte por utilizar este recurso, você deve ter certeza de que a plataforma certificadora esteja de acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e tenha plena validade jurídica.

A redução de custos mantendo a eficiência da empresa é um dos grandes desafios. A tecnologia é sua grande aliada, sendo essencial a automação dos processos. Para tomar decisões de investimentos na busca de redução de custos, não devemos pensar apenas no custo da aquisição para decidir se é caro ou não. Precisamos verificar os resultados financeiros que esta aquisição irá proporcionar. Com a automação de processos, o escritório poderá ampliar sua carteira de clientes sem precisar de mais funcionários.

 

 

Referências:
https://quickbooks.intuit.com/br/lp/ebook/escritorios-contabeis-como-manter-clientes-na-pandemia/

 

 

Foco é importante, mas se você não for receptivo a ideias e influências novas, pode acabar limitando sua criatividade. Não é só uma questão de se afastar dos problemas cotidianos, mas sim sobre ir além da sua rotina normal para liberar propositalmente sua mente e abrir caminho para novas ideias.

Com os prazos cada vez mais apertados, e colegas, líderes e gerentes solicitando feedback de status das tarefas constantemente, sempre há motivos para ficar de cabeça baixa e reservados. Devido a isso, são apresentadas abaixo, quatro estratégias simples para se tornar mais aberto à inspiração, cada uma com sua própria "dica de tempo" para que você possa se encaixar no seu dia-a-dia, sem complicações.

1. Permita-se a algo novo
Fazer pausas no seu dia de trabalho incentiva novos pensamentos a penetrar. Enquanto sua mente relaxa, mantenha um diário ou livro de anotações à disposição, onde você possa capturar seus pensamentos, por mais aleatórios que possam parecer. As ideias e imagens registradas podem não estar relacionadas ao trabalho que você está realizando no momento, mas essa prática simples de atenção o ajudará a pensar de novas maneiras, o que pode levar a ser mais inspirado em tudo o que você faz.
Dica de tempo: Crie tarefas pequenas.

Divida cada um dos seus projetos de trabalho em tarefas pequenas e gerenciáveis, chamadas de "etapas" ou "próximos passos". Por exemplo, digamos que você precise criar uma apresentação. Isso pode lhe dar algumas pausas ao longo do dia, pelo menos uma das quais você pode usar para adicionar ao seu diário.

2. Procure perspectivas diferentes
Você já utilizou o seu telefone para fazer algo relacionado ao trabalho e perdeu meia hora em um período crítico, visualizando redes sociais?

Os psicólogos da Texas A&M University descobriram que as pessoas geralmente são mais inspiradas quando olham para o trabalho de outras pessoas que são semelhantes a si mesmas, porém mais bem-sucedidas. Tente misturar algumas coisas diferentes, procurando profissionais fazendo ou dizendo coisas interessantes relevantes à sua linha de trabalho. Analise suas contas das redes sociais para que, na próxima vez que você acessar seu telefone, recebida conteúdo inovador relacionado à sua área de atuação. Dessa forma, você ainda estará relaxando nas redes sociais, mas com a vantagem de ver algum material inspirador.
Dica de tempo: Técnica Pomodoro

Se você já faz pausas aleatórias nas mídias sociais ao longo do dia, pode continuar fazendo isso sem culpa, mas de forma consciente. Se você não quiser perder tempo demasiadamente com isso, tente utilizar a técnica Pomodoro.

3. Pratique sem pressão
Segundo Thrash e Elliot, indivíduos inspirados tendem a ter suas melhores ideias depois de trabalharem no domínio de suas habilidades. Por exemplo, se você é um gerente com problemas para motivar sua equipe, pesquise artigos sobre psicologia e motivação. Reservar tempo para esse tipo de prática, longe das pressões do local de trabalho, permite que você se desenvolva em seu campo sem se preocupar em cometer erros.
Dica de tempo: Marque um horário consigo mesmo.

Para criar um bloco de tempo em que você possa trabalhar para desenvolver suas habilidades, verifique sua agenda no início de cada semana de trabalho. Encontre pelo menos 30 minutos de tempo livre e reserve-o, para que seus colegas de trabalho vejam que, durante esse período, você não está disponível. Assim, você tem um espaço sagrado em sua semana, onde pode refinar suas habilidades relacionadas ao trabalho.

4. Quando a inspiração vier, receba-a de braços abertos
Uma das melhores maneiras de estar aberto à inspiração é não ficar fechada a ela.
Se você nunca conseguiu ter um insight de ideias, não se preocupe. Isso acontece com o melhor de nós. Para lidar com isso, mantenha sempre em mãos as ferramentas para registrar isso. Se você preferir ficar off-line após o dia de trabalho, leve consigo um caderno físico ou coloque alguns nos diferentes locais de sua casa, para facilitar o registro de ideias no momento em que elas chegam.
Dica de tempo: O poder do "não".

Crie espaços de manobra em sua agenda para ter mais liberdade de refletir e para capturar boas ideias, mesmo que elas venham em momentos inconvenientes. Para fazer isso, proteja sua agenda dizendo "não" com mais frequência. É mais fácil falar do que fazer, mas lembre-se de que você não é obrigado a deixar que outras pessoas escolham o que você tem que fazer a qualquer momento ou até mesmo aceitar todos os convites de reuniões de última hora.

Como você não pode controlar quando a inspiração vem, você pode controlar estar ou não aberto a novas experiências, sua vontade de buscar perspectivas diferentes e sua dedicação ao seu trabalho, o que pode fazer com que novas ideias estejam mais propensas a surgirem.

 

Adaptado de: Break the Monotony to Spark Inspiration
Disponível em: https://evernote.com/blog/break-monotony-to-spark-inspiration/

 

A Automação Robotizada de Processo (RPA) é uma nova ferramenta tecnológica, utilizada automatizar processos que antes só poderiam ser executados com a intervenção humana, aumentando assim a produtividade de sua empresa.

A Automação Robotizada de Processo (do inglês - Robotic Process Automation ou RPA), é a nomenclatura dada às soluções de automação com o uso de softwares que automatizam partes ou atividades inteiras de processos de negócio das empresas. Com esta tecnologia, esses "robôs" de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com a interface de usuário (telas de sistemas) da mesma forma que uma pessoa faria.

Esses robôs desenvolvidos com a tecnologia de RPA podem ser "treinados" para realizar uma sequência de passos e ações nos sistemas como se fosse um usuário. Com o treinamento é gerado um script, que nada mais é do que um roteiro, que o robô seguirá fielmente a cada execução. Ele pode então ser agendado para executar os passos desse roteiro como se fosse uma pessoa operando o sistema, porém chega a ser até 5x mais rápido, com menos erros e com total rastreabilidade das ações.

Em resumo, a tecnologia RPA "imita" um colaborador, registrando-se em aplicativos, inserindo dados, calculando e concluindo tarefas e efetuando logout, por exemplo. Pode utilizar softwares para facilitar os diversos processos de negócios sem aumentar o número de funcionários ou custos. Alguns exemplos de aplicações:

Automação de relatórios;
Contas a pagar e a receber;
Folha de pagamento;
Monitoramento de aplicativos;
Recrutamento e seleção.

Com todas essas informações, você deve ter notado que um RPA pode ser uma solução definitiva para a otimização dos processos da sua empresa. 

 

 

Estudos nos mostram que escolhemos seguir líderes com base na maneira como eles nos fazem sentir. Com colaboradores remotos isso não é diferente. Como líder, você precisa garantir que as pessoas remotas se sintam incluídas, apoiadas e parte de uma equipe.

 

Devido às precauções de segurança contra a COVID-19 tomadas pelas empresas, para manter seus funcionários saudáveis e seguros, o trabalho remoto tornou-se o novo normal. Algumas organizações já trabalhavam assim, e a pandemia só intensificou o ritmo. Outros podem estar pensando nisso, e outros podem nunca ter considerado essa opção e talvez estejam lutando para manter as coisas funcionando em meio à crise. De qualquer forma, não há uma maneira certa de fazer trabalho remoto, mas seja qual for o método que se adapte melhor às suas equipes, a liderança e a comunicação desempenham um papel importante nesse processo.

Os benefícios do trabalho remoto

Alguns estudos informais foram conduzidos acerca desse assunto, e em geral a maioria das pessoas está mais feliz do que nunca em trabalhar em casa. Entre os aspectos que mais se destacam são:
Economia de dinheiro com deslocamentos e outras despesas;
Passar mais tempo com suas famílias;
Ter mais tempo para si mesmos, em alguns casos até quatro horas diárias;
Alguns podem comer melhor por estarem em casa;
Alguns estão encontrando mais tempo para exercícios;
A maioria está participando de webinars ou aulas online.

As desvantagens do trabalho remoto

Em contrapartida, esses mesmos estudos nos mostram algumas desvantagens dessa modalidade de trabalho, tais como:
Percepção de um ritmo de trabalho mais intenso;
Percepção de um aumento significativo no número de reuniões;
Alguns deles estão lutando para encontrar um lugar em casa onde possam se concentrar;
Alguns deles relatam ganho de peso, pois estão comendo com mais frequência, e se movimentando menos;
A maioria relata que acha mais difícil equilibrar a vida pessoal e o trabalho.

Diante disso, a maioria das pessoas reclama da forma como seus líderes estão conduzindo as atividades designadas. Elas sentem que estão sendo microgerenciadas, devido aos gestores solicitarem feedbacks várias vezes durante o dia.
Abaixo seguem algumas lições aprendidas que se aplicam para a maioria das equipes remotas. O foco principal é no trabalho do dia-a-dia, assumindo que neste momento todas as empresas já passaram pela fase de implementação:

Defina as regras e expectativas básicas com sua equipe, e estabeleça novas ou modifique algumas delas, conforme necessário;
Confie em sua equipe. Talvez nem todos precisem de supervisão. E para aqueles que são menos maduros, diga-lhes que você está lá para ajudar. Estabeleça um sistema de responsabilidade e acompanhamento, de forma que não dependa de você acioná-los a todo momento;

Mostre empatia e compaixão. Muitas pessoas moram sozinhas, e ficar isolado por mais de três meses (por causa da quarentena) é difícil. Como líder, você deve ajudar sua equipe em algumas questões pessoais para conseguir levar as tarefas a diante;

Estabeleça um standup virtual diário ou quinzenal. Pergunte a cada um dos membros da sua equipe como eles estão indo. Deixe-os saber que você está disponível para ajudar se eles precisarem de alguma coisa;

Responda as mensagens enviadas pela sua equipe e agende conversas individuais, quando necessário. Comece mostrando interesse genuíno na pessoa e, em seguida, vá direto ao ponto.

 

 

 

Adaptado de: 5 Ways to Successfully Manage Remote Project Teams
Disponível em: https://www.projectmanagement.com/blog-post/64811/5-Ways-to-Successfully-Manage-Remote-Project-Teams