Como você se organiza no seu dia para que tudo saia como você planejou sem deixar nada para trás?

A gestão do tempo não é complexa e não possui um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de ser aplicada na prática.

 

Para conseguirmos realizar tudo que nos propomos a fazer para alcançarmos nossos objetivos, é necessário primeiramente aplicarmos a gestão do tempo.   

 

Essa é uma importante estratégia empresarial que precisa ser aplicada nas organizações, nos departamentos, e outros. De uma maneira geral, isso beneficia a todos que estão ligados a empresa direta e indiretamente, com isso, se conseguirá atingir as metas estabelecidas definidamente.
 

Há dias em que as 24 horas parecem ser insuficientes para concluir, o que preciamos fazer e desejamos que o dia fosse mais do que isto, pois ficamos perdidos e não conseguimos completar as tarefas, causando uma sensação de frustração e desmotivação. Isso não é bom, independentemente de qualquer coisa, buscamos sempre finalizarmos nossas tarefas com êxito, sem deixar nada para o amanhã. 

Então o que fazer para não ser surpreendido pelo tempo?     

Temos que gerenciar tudo com inteligência e eficácia, organizando e planejando o tempo, a ser dividido entre as diversas atividades da rotina do dia.   

Bem dizia o escritor e autor - Franz Kafka:

" O tempo é teu capital, tens de saber utilizar. Perder tempo é estragar a vida."

Isso diz respeito à quantidade de tempo despendido para a execução de cada tarefa do dia, pois o tempo parece estar passando cada vez mais rápido e achamos dificuldade para dar conta de tudo dentro dos prazos previstos. Por isso, é necessário fazermos uma boa gestão do tempo e organizar as demandas e tarefas de forma eficiente, administrando as horas de trabalho. Com isso, o trabalho vai render mais e melhorará os resultados do tempo.      

O objetivo será utilizar cada momento de trabalho de maneira mais eficiente possível para aumentar os resultados.     

Tem uma frase muito conhecida do filósofo Pitágoras que diz assim:

"Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito".

Isto consiste, em uma produtividade excelente e uma boa administração do tempo, conseguindo realizar suas funções com êxito e trazendo para si um alivio de missão cumprida.

Esse resultado final significa maior sucesso em tarefas e mais chances de crescimento profissional. Para o empresário, resulta em maior faturamento, custos reduzidos e abre portas para novas oportunidades.

Para que essa produtividade no trabalho possa ser alcançada e ter pleno controle do seu tempo, segue abaixo 7 estratégias para uma boa gestão do Tempo:

1º - Planejar todas as funções necessárias naquele dia e anote:

Assim, poderá visualizar tudo que precisa ser feito naquele dia e poderá estipular o tempo que gasta para cada uma destas funções.

 

2º - Saber dizer não:

Ter consciência que você não pode e não tem a necessidade de abraçar tudo de uma só vez. Dê valor as prioridades, ou seja, naquilo que realmente precisa ser feito naquele momento.

 

3º - Definir prazos:

Desta forma, você saberá quanto tempo tem para realizar determinada função e conseguirá  visualizar se esta função, pode ou não, ser prioridade para você naquele momento.

 

4º - Fazer reuniões:

Esses encontros são de extrema importância para uma organização e devem ser realizados com regularidade. Pois, facilitam na hora de delegar  tarefas e ajuda na comunicação com seus colaboradores, trazendo conhecimento geral de como está sua empresa em cada departamento.

5º - Foco:

Concentrar-se é crucial para uma boa realização de suas tarefas que foi planejada inicialmente, não permitindo que se confunda no meio do processo, ou cause erros nas funções, pois assim pode se gastar tempo com conferências repetitivas e até um retrabalho sem necessidade.

6º - Conhecimento:

Buscar aprimoramento nunca é demais, pois o cotidiano, às vezes, traz comodidade e com isto, você se cansa mais rápido e sua atenção entra em no piloto automático, fazendo somente por fazer, sem permitir sua criatividade aflorar e bloqueando novas ideias que permitirão deixar aquela função mais produtiva com mais facilidade e agilidade no processo.

7º - Respeite sua necessidade de descanso:

Ter uma boa noite de sono, traz ótimos benefícios ao seu corpo e a sua mente. O Corpo tem a necessidade de sono de 7 a 9 horas por dia.

Se esgotar todos os dias na determinação de produzir mais diariamente, pode causar danos a sua saúde e ao desenvolvimento de suas obrigações.

 

E por último, não menos importante ...é

•  Separar um tempo para você!

 Fazendo tudo aquilo que realmente traga uma sensação de satisfação por estar fazendo.

• Leia um bom livro;
• Ouça músicas;
• Assista filmes e séries;
•  Brinque com seus filhos;
•  Pratique um esporte;

Tirar um momento para você descansar é tão importante, quanto que trabalharmos e corremos atrás de nossas conquistas.

 

George Bernard Shaw, já dizia...

" Tempo livre não significa repouso. O repouso, como o sono, é obrigatório. O verdadeiro tempo livre é apenas a liberdade de fazermos o que queremos, mas não de permanecermos no ócio. "

Seguindo isto, você terá sucesso em executar os princípios básicos da administração que são:

• Prever
• Organizar
• Comandar
• Coordenar
• Controlar
  

Tendo este conhecimento básico de como ter uma boa gestão do tempo, é saber que você tem o controle e que há tempo para todas as coisas.  Administre melhor o seu tempo e verá em breve que ele não terá mais controle sobre VOCÊ e sim VOCÊ por ele.

 

 

 

Antes de mais nada, líder é aquele que escolhe liderar, independentemente das circunstâncias e independentemente de ter ou não um cargo de liderança. Aquele que acredita que lidera, mas não possui seguidores e não exerce influência sobre ninguém, não é líder. Liderança envolve prática e preparação e, mesmo que várias pessoas digam que alguém não é capaz de liderar, se esse alguém quiser e treinar para isso, conseguirá influenciar pessoas de forma positiva e fazê-las crescer profissionalmente.

É sabido que existem vários perfis de líderes. Tais como os pioneiros, que se arriscam e são bastante criativos; os conciliadores, que focam no bom relacionamento da equipe e aproximação de todos; os condutores que sempre buscam os resultados esperados e os guardiões que são organizados e estáveis.

Por certo, grande parte dos líderes possuem uma mistura de dois desses perfis e, muitas vezes acabam por escolher para sua equipe pessoas que tenham características próximas das dele, o que é um erro muito comum, uma vez que uma boa equipe conta com pessoas de todos os perfis, que se complementam.

Assim como a prática e preparação desenvolvem bons líderes, existem erros que destroem qualquer liderança e que são muito comuns nas equipes de forma geral. A ausência de feedbacks ou os feedbacks feitos de forma evasiva, ou seja, realizados sem clareza, com discurso vago e muitas vezes, ambíguo é um dos principais erros cometidos pelos líderes. O feedback deve ser feito constantemente, de forma transparente e também para relatar as conquistas dos liderados.

Da mesma forma, não ter um plano sucessório, não construir times e sim grupos de trabalho, são erros corriqueiros que líderes cometem. Geralmente, o medo de perder a liderança faz com que outros líderes, não sejam desenvolvidos e as tarefas não sejam delegadas. Assim como, aqueles que constroem grupos de trabalho ao invés de times, possuem equipes que não se ajudam e não cooperam entre si, pensando apenas no resultado individual. Por fim, um bom líder é aquele que está em constante desenvolvimento e que desenvolve outras pessoas, que cria novos líderes. Liderança não é cargo, é responsabilidade.

 

Estudos nos mostram que escolhemos seguir líderes com base na maneira como eles nos fazem sentir. Com colaboradores remotos isso não é diferente. Como líder, você precisa garantir que as pessoas remotas se sintam incluídas, apoiadas e parte de uma equipe.

 

Devido às precauções de segurança contra a COVID-19 tomadas pelas empresas, para manter seus funcionários saudáveis e seguros, o trabalho remoto tornou-se o novo normal. Algumas organizações já trabalhavam assim, e a pandemia só intensificou o ritmo. Outros podem estar pensando nisso, e outros podem nunca ter considerado essa opção e talvez estejam lutando para manter as coisas funcionando em meio à crise. De qualquer forma, não há uma maneira certa de fazer trabalho remoto, mas seja qual for o método que se adapte melhor às suas equipes, a liderança e a comunicação desempenham um papel importante nesse processo.

Os benefícios do trabalho remoto

Alguns estudos informais foram conduzidos acerca desse assunto, e em geral a maioria das pessoas está mais feliz do que nunca em trabalhar em casa. Entre os aspectos que mais se destacam são:
Economia de dinheiro com deslocamentos e outras despesas;
Passar mais tempo com suas famílias;
Ter mais tempo para si mesmos, em alguns casos até quatro horas diárias;
Alguns podem comer melhor por estarem em casa;
Alguns estão encontrando mais tempo para exercícios;
A maioria está participando de webinars ou aulas online.

As desvantagens do trabalho remoto

Em contrapartida, esses mesmos estudos nos mostram algumas desvantagens dessa modalidade de trabalho, tais como:
Percepção de um ritmo de trabalho mais intenso;
Percepção de um aumento significativo no número de reuniões;
Alguns deles estão lutando para encontrar um lugar em casa onde possam se concentrar;
Alguns deles relatam ganho de peso, pois estão comendo com mais frequência, e se movimentando menos;
A maioria relata que acha mais difícil equilibrar a vida pessoal e o trabalho.

Diante disso, a maioria das pessoas reclama da forma como seus líderes estão conduzindo as atividades designadas. Elas sentem que estão sendo microgerenciadas, devido aos gestores solicitarem feedbacks várias vezes durante o dia.
Abaixo seguem algumas lições aprendidas que se aplicam para a maioria das equipes remotas. O foco principal é no trabalho do dia-a-dia, assumindo que neste momento todas as empresas já passaram pela fase de implementação:

Defina as regras e expectativas básicas com sua equipe, e estabeleça novas ou modifique algumas delas, conforme necessário;
Confie em sua equipe. Talvez nem todos precisem de supervisão. E para aqueles que são menos maduros, diga-lhes que você está lá para ajudar. Estabeleça um sistema de responsabilidade e acompanhamento, de forma que não dependa de você acioná-los a todo momento;

Mostre empatia e compaixão. Muitas pessoas moram sozinhas, e ficar isolado por mais de três meses (por causa da quarentena) é difícil. Como líder, você deve ajudar sua equipe em algumas questões pessoais para conseguir levar as tarefas a diante;

Estabeleça um standup virtual diário ou quinzenal. Pergunte a cada um dos membros da sua equipe como eles estão indo. Deixe-os saber que você está disponível para ajudar se eles precisarem de alguma coisa;

Responda as mensagens enviadas pela sua equipe e agende conversas individuais, quando necessário. Comece mostrando interesse genuíno na pessoa e, em seguida, vá direto ao ponto.

 

 

 

Adaptado de: 5 Ways to Successfully Manage Remote Project Teams
Disponível em: https://www.projectmanagement.com/blog-post/64811/5-Ways-to-Successfully-Manage-Remote-Project-Teams

 

A área contábil nos dias de hoje se divide basicamente em três partes: Fiscal, Contábil, Departamento Pessoal.
O profissional de Departamento pessoal exerce um papel muito importante nas organizações, pois ele cuida dos colaboradores desde sua entrada na empresa, organizando documentos, pagamentos de salário e outros vencimentos necessários tais como, transporte, férias, licença médica/maternidade, 13º salário, horas extras, rescisão,  entre outros.

O Recrutamento, entrevista e contratação do funcionário é realizado pelo setor de recursos humanos que é diferente de departamento pessoal, pois o RH cuida tanto da parte de recrutamento/admissão e dos colaboradores, dentro da empresa, enquanto o Departamento Pessoal, cuida da parte burocrática, informação para as entidades governamentais e a parte de cálculo. O profissional da área de departamento pessoal, deve ser uma pessoa com conhecimentos em cálculos trabalhistas, legislação trabalhista e contábil. 

 O DP é dividido basicamente em 3 subdivisões: Admissão, Manutenção e Desligamento.
Na Admissão, o DP é responsável por organizar toda documentação, fazer seu registro no software contábil, e informar ao E-social. A Manutenção é a vida do colaborador dentro da organização, nesta categoria, o profissional de DP será responsável em apurar as horas extras, verificar benefícios do sindicato, cuidar das férias para que não vença o período concessivo, pois se não fizer correto, pode ocorrer de "dobrar" as férias, têm que organizar as datas de retirada de férias; é responsável também pela confecção da folha de adiantamento e de pagamento, dos impostos como FGTS, IRRF e GPS, e todos os itens acima, precisam ser informados ao E-social em seus devidos prazos, estes controlados também pelo departamento pessoal.

No desligamento, o DP fica responsável pelo cálculo correto da rescisão, apuração do aviso prévio (se será indenizado ou cumprido), pagamento da remuneração correta (férias, décimo terceiro, salário, entre outros) e também é responsável pela confecção da GRRF, bem como a informação de desligamento ao E-social.

Enfim, o setor de departamento pessoal é uma área em bastante crescimento, principalmente devido à implementação do e-social, onde este profissional tem de se manter ativo e atualizado as normas e leis trabalhistas.