A gestão das notas fiscais continua sendo um desafio para as empresas. Por isso, vale ficar atento para não correr o risco das penalidades que podem ocasionar devido erros na gestão de notas fiscais de entrada (compras), muitas vezes causado por trabalho feito erroneamente, já que na maioria das empresas esse trabalho é realizado manualmente, ou até mesmo devido ao uso de softwares inadequados.

Sabendo que a legislação do país é complexa, facilitar a rotina fiscal é um desejo de todo empresário. Contudo um dos principais desafios das empresas é a gestão das notas fiscais, como dito anteriormente no artigo: Inteligência fiscal, uma estratégia para os negócios futuros, claramente podemos observar pela quantidade de municípios que ainda não passaram pela transformação digital,  onde no Brasil temos cerca de 5,5 mil municípios, apenas cerca de 200 municípios tem a possibilidade de emitir a NFS-e, principalmente pelo fato de terem um padrão eletrônico de comunicação, no qual apresenta múltiplos formatos de NFS-e que são definidos por cada município.

Essa é uma área que poderá impactar vários departamentos dentro da organização, como os seguintes:

 Departamento de Compras;
 Contas a pagar;
 Controladoria;
 Contábil; e
 Fiscal.

Portanto, vale realizar um alinhamento desses documentos em todos os departamentos envolvidos.  

Um dos grandes problemas mencionados pelas empresas, está relacionado ao preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos fornecedores, por isso, vale destacar que preenchimento correto da nota fiscal é de suma importância, pois serão levadas todas as informações sobre a operação realizada, como por exemplo, o CFOP, que você pode conferir no eBook CFOP, onde você encontra listado os códigos, que irá auxiliar nesse procedimento.

Uma vez que se tem uma nota fiscal preenchida corretamente, com todas as informações, uma outra questão, diz respeito a conferência de autenticidade dos documentos fiscais, que corresponde a certificação de seu estado original, ou seja, sem modificação, a fim de evitar fraudes e prevenir conflitos.

Além disso, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, no qual é exigido por lei, o prazo de cinco anos, podendo gerar multa, como por exemplo, na ocorrência em que um fiscal compareça no estabelecimento solicitando uma ou mais notas fiscais, e o documento não for apresentada pelo empresário isso acarretará multa, ficando sujeito a retenção de valores em pagamentos de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.

Portanto, para evitar transtornos e penalidades, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entrada, para se obter eficiência em todo o processo.

Desde o dia 7 de julho de 2020 começou a vigorar a consulta completa da NF-e, cumprindo o Ajuste Sinief nº16/2018. Vale lembrar que, a medida impossibilita a consulta integral da NF-e aos que não possuem a certificação digital. Pois, o Portal Nacional, agora não demonstra todos os dados que compõe a nota fiscal, pela consulta via código de acesso.  Desta maneira, impede a importação através da chave de acesso.

De certa forma, a nova resolução traz mais preocupação para os contadores e profissionais da área contábil, pois nem sempre as notas, conhecidas como notas de entrada, são enviadas aos fornecedores.

É sabido que, cada vez mais tornam-se essenciais usufruir de ferramentas tecnológicas, principalmente quando se tem inúmeras notas a serem escrituradas e pouco tempo para atender a grande gama de obrigações acessórias que precisamos entregar. 

Por esse motivo a melhor indicação é verificar se todos os seus clientes estão com os certificados em dia, caso queira realizar download dos xml's para realizar importação.

Entretanto, caso você queira trazer agilidade e tranquilidade nos seus processos, recomendo que peça a sua demonstração do NetManifest , através https://netspeed.com.br/netmanifest e otimize seu tempo, tendo acesso a todas notas fiscais emitidas com o CNPJ de seus clientes, possibilitando também, a integração com nosso sistema Escrita Fiscal.

Teve início nesta terça-feira (07),em cumprimentoao Ajuste Sinief nº16/2018, e portaria RFB 1079 de 26 de junho de 2020, a consulta completa da NF-e no Portal Nacional. As informações estão disponíveis, somente para os participantes da operação comercial descritos no documento eletrônico (emitente, destinatário, transportador e terceiros informados na tag autXML),
por meio de certificado digital. Estas restrições não se aplicarão às NF-es, cujos destinatários sejam pessoa física (CPF) sem inscrição estadual e pessoa jurídica (CNPJ) sem inscrição estadual.

Caso tente consultar qualquer NF-e via chave de acesso no portal da NF-e, irá notar a impossibilidade de realizar uma consulta completa, pois o site agora oculta vários dados que antes eram públicos da NF-e.

Com isso o mecanismo de importação via chave de acesso dentro da escrita fiscal, só se dará a partir da certificação digital que será implementada em breve. Por hora, se tiver urgência nos lançamentos das NF-e, precisa realizar a consulta da NF-e no portal nacional da NF-e, realizar o download do arquivo XML e importá-lo para o sistema da Escrita Fiscal. A Netspeed possui um recurso eficiente para te ajudar com as notas de entradas de seus clientes, além de dispor integração total com a Escrita Fiscal.

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