A gestão das notas fiscais continua sendo um desafio para as empresas. Por isso, vale ficar atento para não correr o risco das penalidades que podem ocasionar devido erros na gestão de notas fiscais de entrada (compras), muitas vezes causado por trabalho feito erroneamente, já que na maioria das empresas esse trabalho é realizado manualmente, ou até mesmo devido ao uso de softwares inadequados.

Sabendo que a legislação do país é complexa, facilitar a rotina fiscal é um desejo de todo empresário. Contudo um dos principais desafios das empresas é a gestão das notas fiscais, como dito anteriormente no artigo: Inteligência fiscal, uma estratégia para os negócios futuros, claramente podemos observar pela quantidade de municípios que ainda não passaram pela transformação digital,  onde no Brasil temos cerca de 5,5 mil municípios, apenas cerca de 200 municípios tem a possibilidade de emitir a NFS-e, principalmente pelo fato de terem um padrão eletrônico de comunicação, no qual apresenta múltiplos formatos de NFS-e que são definidos por cada município.

Essa é uma área que poderá impactar vários departamentos dentro da organização, como os seguintes:

 Departamento de Compras;
 Contas a pagar;
 Controladoria;
 Contábil; e
 Fiscal.

Portanto, vale realizar um alinhamento desses documentos em todos os departamentos envolvidos.  

Um dos grandes problemas mencionados pelas empresas, está relacionado ao preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos fornecedores, por isso, vale destacar que preenchimento correto da nota fiscal é de suma importância, pois serão levadas todas as informações sobre a operação realizada, como por exemplo, o CFOP, que você pode conferir no eBook CFOP, onde você encontra listado os códigos, que irá auxiliar nesse procedimento.

Uma vez que se tem uma nota fiscal preenchida corretamente, com todas as informações, uma outra questão, diz respeito a conferência de autenticidade dos documentos fiscais, que corresponde a certificação de seu estado original, ou seja, sem modificação, a fim de evitar fraudes e prevenir conflitos.

 

Além disso, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, no qual é exigido por lei, o prazo de cinco anos, podendo gerar multa, como por exemplo, na ocorrência em que um fiscal compareça no estabelecimento solicitando uma ou mais notas fiscais, e o documento não for apresentada pelo empresário isso acarretará multa, ficando sujeito a retenção de valores em pagamentos de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.

Portanto, para evitar transtornos e penalidades, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entrada, para se obter eficiência em todo o processo.

 

 

A série "Aviso Prévio " Foi dividida em 4 posts, a cada semana será publicado uma matéria sobre o tema e suas modalidades. Acompanhe!

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) garante, tanto ao empregado quanto ao empregador, o direito de encerrar o vínculo de trabalho a qualquer momento, pois ao iniciar uma relação trabalhista, é estabelecido um contrato com regras para tal vínculo.
Dentre tais regras, inclui-se algumas destinadas à quebra de contrato, e o Aviso Prévio está entre elas.

 

Aviso Prévio, é o período transcorrido após o desligamento de um colaborador, quando o mesmo é feito sem justa causa. Tal período foi definido para que, tanto o empregado, quanto o empregador tenham um respaldo no término da relação, garantindo à empresa um prazo para substituição do funcionário, e garantindo ao funcionário um período para buscar recolocação no mercado de trabalho.

A Lei 12.506 de 2011 regulamenta a comunicação do aviso prévio, porém, este é um processo que possui algumas especificidades, que podem variar dependendo do contexto em que for feito o desligamento, e tais situações acabam gerando dúvidas a respeito de prazos, quantidade de dias que podem ser acrescidos, quando deve e quando não devem ser feitos acréscimos, e, em quais verbas refletem tais dias.

O aviso prévio é efetivo, independentemente de qual parte toma iniciativa no rompimento do contrato. Após a comunicação do desligamento, conta-se 30 dias corridos, sendo esses dias chamados Aviso Prévio.

 

Modalidades:

Existem três principais modalidades de Aviso Prévio, e são elas: aviso prévio trabalhado, aviso prévio indenizado e aviso prévio cumprido em casa.

 

Aviso Prévio Trabalhado:

O Aviso Prévio Trabalhado é o tipo mais comum de ser visto, e como o próprio nome menciona, nesta modalidade de aviso, o empregado deve trabalhar durante os 30 dias seguintes ao comunicado de demissão.

 

Um Plano de Recuperação de Desastres (PRD) é na essência um procedimento adotado por toda a empresa para prevenir e minimizar perdas de dados, de forma que, mesmo ocorrendo um acidente (seja por causa humana ou infelicidades do dia- a -dia), a companhia continue a operando suas atividades mais importantes que foram previamente selecionadas.

 

 

Para realizar um plano de recuperação de desastres é necessário em primeiro lugar ter uma equipe com conhecimento a respeito de PRD e que no melhor caso já tenha feito algum, deve ser passado para essa equipe instruções especificas e detalhadas sobre como reagir a situação indesejada que ocasionou o problema, de tal maneira que  a reação seja a mais rápida e certeira possível.

 

Uma boa forma de se preparar o PRD é criar cenários de falhas, roubos, incêndios, situações que podem ocorrer inesperadamente no dia-a-dia da empresa para que os funcionários saibam o procedimento a executar assim que a situação passar. É importante também saber  o que fazer com erros causados por funcionários, como a execução de um procedimento errado ou um equívoco, na verdade não apenas o que fazer, mas como evitar.

 

Para  garantir uma melhor segurança vale levar em conta esses três tópicos:

• Prevenção: Providenciar medidas de segurança para evitar desastres antes mesmo que eles ocorram e prejudiquem a empresa.

 

• Antecipação: Criar meios adequados de combater esses desastres (como os citados anteriormente) a partir da análise de risco e plano de ação.

 

• Mitigação: Gerenciar da melhor forma  o problema enfrentado para que afete o mínimo possível a empresa. Um bom plano de recuperação irá garantir um tempo de retorno as atividades empresariais, de forma que, não haja prejuízo para as operações.

 

 

Mesmo sem uma equipe especializada para executar o PRD, dentro do ambiente da empresa, há situações que são facilmente identificadas, no dia-a-dia e que podem trazer um plano de ação, como por exemplo:

 

1 - Caso haja um sistema em nuvem sendo utilizado que, consequentemente precisa de uma conexão de internet, pode-se contratar um segundo provedor de internet, isto é, se um deles estiver instável.

 

 

2 - No geral, sistemas são muito importantes, pois armazenam todo o trabalho das empresas, então adotar um método ou rotina de realização de backups, diariamente, semanalmente ou no mínimo mensalmente, são necessárias, caso o computador venha apresentar problemas ou seja infectado por vírus.

 

 

3 - Locais que trabalhem com vários computadores, frequentemente é interessante realizar uma limpeza (interna, de poeira e resíduos que se acumulem no sistema de refrigeração dos componentes internos dos computadores), e uma busca por vírus e arquivos maliciosos, para garantir o bom funcionamento e evitar travamentos e infecções indesejadas que com certeza vão impactar negativamente.

 

 

Como pode-se ver, atitudes simples, porém de extrema importância fazem parte do PRD, e você, já possui alguma estratégia de prevenção ou recuperação em caso de falhas graves?

Se a resposta for não, com certeza estará sujeito a inúmeras intempéries que podem ocorrer.

 

 

Baseado na segurança de informações, a Netspeed disponibilizou o serviço em nuvem, o NetCloud, onde todas as informações dos sistemas contábeis ficam armazenadas em nuvem, em um ambiente totalmente gerenciado por uma equipe especializada, sem riscos de infecções, problemas físicos e o melhor, traz uma mobilidade (onde o sistema pode ser acessado de qualquer localidade que possua computador e internet). Então, este pode ser o seu primeiro passo para um Programa de Recuperação de Dados.

 

 

 

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Com a chegada da pandemia, a maioria das empresas tiverem que se reinventar e aderir à forma de trabalho em home office, medida que foi adotada para prevenir os colaboradores e seus familiares de uma possível contaminação.

Em meio à essas novas mudanças de local de trabalho e de adaptação, as organizações e lideranças começaram a se preocupar em como manter a equipe motivada trabalhando em home-office, tendo em vista a realidade do novo normal. As incertezas e dificuldades que estão sendo vivenciadas durante o período de pandemia, acabam diminuindo a motivação dos indivíduos em vários aspectos de suas vidas, inclusive no profissional. Desta forma, cabe aos organizadores e líderes das empresas, o papel de reversão dessa realidade no ambiente corporativo.

A liderança de uma equipe já é um trabalho que exige muito do profissional, pois o mesmo lida com perfis de colaboradores distintos e com diferentes situações diariamente, exigindo conhecimento, técnicas, saber comunicar-se bem, e sabedoria para solucionar os problemas. O que pode se tornar mais difícil, com o colaborador desenvolvendo suas atividades em casa.

Portanto, os gestores e líderes devem aderir algumas práticas para auxiliar os colaboradores a se manterem motivados trabalhando em home office, durante a pandemia.

Confira algumas dicas:

Converse sobre motivação de forma aberta com os seus colaboradores, busque saber o que os motiva e o que os desmotiva no trabalho home office, e através disso, procure soluções que possam auxiliá-los, e melhorar sua rotina, agregando a motivação a seu trabalho home office.

Realize dinâmicas motivacionais que podem ser realizadas em grupo, ou individuais de acordo com a necessidade apresentada pela equipe, através das dinâmicas grupais a interação entre os colaboradores da equipe são fortalecidas, o que é de total importância diante da atual realidade.

As burocracias existentes no ambiente de trabalho são de extrema importância para o positivo desenvolvimento das funções executadas pelos colaboradores. Porém, diante da realidade atual, algumas burocracias podem comprometer a agilidade do trabalho desenvolvido em home-office, por esse motivo, é importante reavaliar o que realmente se faz necessário e essencial a ser aplicado aos colaboradores, para que eles possam trabalhar o desenvolvimento de sua autonomia, aumentando assim, sua motivação e reforçando a sua responsabilidade individual e com a empresa.

O feedaback é de extrema importância e deve ser transmitido de forma clara e objetiva, para que o colaborador possa compreender a situação do seu desenvolvimento, os pontos positivos e também os que precisam ser melhorados, o que o auxiliará no seu desenvolvimento pessoal e profissional. O líder pode auxiliar o colaborador na busca de estratégias para desenvolver os pontos a serem trabalhados, para que ele se mantenha motivado e focado no objetivo, melhorando assim a sua produtividade e desenvolvimento profissional.

Também é importante que os colaboradores estejam engajados com as necessidades apresentadas pela empresa, cientes de seu objetivo e dispostos a colaborar para o seu alcance, mesmo que a distância.

A definição de prazos e tarefas é essencial para que o colaborador não fique deslocado quanto a realização de suas atividades, considerando que o mesmo não se encontra no local de trabalho empresarial é preciso gerenciar corretamente o tempo para que as funções sejam executadas e entregues conforme o planejamento.

Essas são algumas dicas simples, mas que podem auxiliar para manter o seu colaborador motivado.

 

A série "Está por dentro do eSocial? " Foi dividida em 4 artigos, a cada semana será publicado uma matéria sobre cada Grupo no novo cronograma do eSocial. Nesta quarta (e última) parte trouxemos dicas para facilitar a gestão do eSocial e exemplos para entender as fases e o cronograma de implantação do "Grupo 4".

Enquadram-se no grupo 4 - "órgãos públicos e organizações internacionais"

 

Como posso fazer a gestão do eSocial de forma a evitar atrasos e irregularidades?

No grupo 4 do eSocial estão os entes públicos e as empresas internacionais, dos quais estão desobrigados aos envios no momento (consulte o novo cronograma de envios abaixo), no entanto as empresas deste grupo poderão revisar sua base de dados, de forma que ao iniciar os envios dos eventos iniciais em Julho de 2021 não ocorra erros cadastrais, assim enviando dentro do prazo legal conforme descreve o manual do eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/documentacao-tecnica).

 

Assim que estiver obrigados aos envios dos eventos não periódicos em Novembro de 2021, mantenha sempre atualizadas as informações dos funcionários e das empresas em seu sistema de folha de pagamento, efetue a pesquisa de qualificação cadastral antes das admissões, sempre que houver alterações enviar os eventos à elas correspondentes, de forma que o sistema e o portal eSocial fiquem sempre alinhados, dessa maneira será evitado grande parte dos erros que podem vir a existir nos envios dos "Eventos Periódicos" que podem ocorrer devido à falta desses envios.

 

Mantenha seu sistema de Folha de Pagamento sempre atualizado.

 

Os envios ao eSocial por hora não são obrigatórios às empresas do grupo 4, no entanto o empregador poderá se programar para se adequar a essa nova realidade.

 

Como identificar a qual grupo sua empresa pertence no cronograma do eSocial?

A consulta é bem simples e pode ser efetuada acessando a empresa no portal eSocial, após o envio dos eventos iniciais da empresa já será possível a identificação, para acessar a consulta o empregador deve acessar o Porta Web (https://login.esocial.gov.br/login.aspx), fazer o login da empresa utilizando certificado digital ou código de acesso, clique na aba "Empregador/Contribuinte" > Consulta Obrigatoriedade

 

 

FASEAMENTO GRUPO 4:

 

GRUPO 4: Entes públicos e empresas internacionais

Fases futuras:

Fase 1: 08/07/2021 (a partir da 08:00h) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas, o prazo final para o envio do evento S-1010 é até o início da 3ª fase de implementação.

Fase 2: 08/11/2021 (a partir da 08:00h) - Nesta fase serão enviadas as informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: 08/04/2022 (a partir da 08:00h) - A partir desta fase serão feitos os envios das folhas de pagamento mensalmente.

Fase 4: 11/07/2022 (a partir da 08:00h) - Nesta última fase será obrigatório os envios dos eventos relativos as saúde e segurança do trabalho - SST.