A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), lei brasileira inspirada no "General Data Protection Regulation" da comunidade europeia, surgiu a partir de grande preocupação com o sigilo das informações pessoais, derivada das mudanças observadas com o advento da Internet e outros avanços tecnológicos. Muito se fala acerca da "perda de privacidade" na sociedade moderna e o quanto é necessário em um contexto democrático, que lutemos para a manutenção desse bem personalíssimo, expressão da própria individualidade.

A legislação, assim, de tempos em tempos, carece de adequação, a fim de que as relações sejam norteadas em conformidade com sobreditos avanços.

A LGPD então veio para que dados e informações pessoais passem a ser tratadas com maior cuidado, especialmente considerando que atualmente, é a informação um dos mais valiosos bens à disposição no mercado.

 

No setor contábil a realidade não é diferente. Em verdade, profissionais da Contabilidade lidam diuturnamente com informações da mais alta relevância para pessoas físicas e jurídicas, o que torna fundamental que entendam os impactos da LGPD em seu ramo de atividade e as obrigações surgidas com o novo ordenamento.

 

Sendo certo que os Contadores, dentre outros, processam dados pessoais em sua atividade diária, torna-se relevante pontuar alguns aspectos trazidos com a LGPD, que guardem relação com a atividade:

Dado Pessoal e Aplicabilidade da LGPD O art. 5o, da Lei 13709/2018 apresenta as definições pertinentes aos dados que visa proteger, delimitando tratar-se de "pessoal" (inciso I), aquele dado consubstanciado em "informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável". Podemos citar como exemplo números de RG e CPF, endereço, data de nascimento, além de outros capazes de "individualizar" a pessoa a que estejam relacionados.

 

Pretendeu o legislador com a definição estabelecer uma regra factível entre a interatividade vigente no mundo atual e a necessidade de preservação de padrões mínimos de individualidade, protegendo os cidadãos de excessos que violem a privacidade.
A legislação, uma vez em vigor, deve ser observada por todos. No caso da LGPD, contudo, muitas são as pessoas que tem entendido que a proteção de dados pessoais ali regulada guarda relação apenas com o "mundo digital". Mas enganam-se os que defendem a ideia. Em verdade, visa a LGPD a defesa de dados pessoais em qualquer ambiente, digital ou físico; vale dizer, ainda que em fase de extinção, aqueles lugares que ainda utilizam arquivos, pastas suspensas, fichários, etc, estarão sujeitos às regras estabelecidas no diploma legal, bem como às penalidades nele previstas.

Escritórios de Contabilidade

Em um escritório de Contabilidade, via de regra, são processados dados pessoais de seus clientes e, no caso de pessoas jurídicas, muitas vezes os dados pessoais do cliente e de seus funcionários.

Então, essencial que sejam implementados mecanismos internos e sistemas de controle para garantir a conformidade com a legislação. Também passa a ser essencial a preocupação com a formação de um "arcabouço documental" apto a demonstrar para eventuais interessados e para o próprio Poder Público, a eficiência das medidas de proteção adotadas.

Isso, certamente, importará na necessidade de implantação de uma "política de proteção de dados" que leve em consideração não apenas a legislação, de observância obrigatória, mas também as características do negócio e até mesmo as realidades regionais. E, para tanto, treinamento e capacitação são primordiais para a garantia de correta atuação de todos os envolvidos, independentemente do tamanho do escritório ou do número de clientes atendidos.

A busca por assessoria jurídica especializada também é primordial, para que sejam identificadas as reais necessidades e para a correta implementação a ser conduzida.

O que fazer? Além de assessoria jurídica especializada, uma das opções disponíveis atualmente para os que buscam adequação e padronização na gestão de segurança da informação e processos correlatos, o que também poderá auxiliar grandemente no tocante à proteção de dados pessoais, é a busca pela certificação ISO 27001.

Mas, ainda mais simples, é que o profissional da Contabilidade conheça e entenda os tipos de dados pessoais disponibilizados por seu(s) cliente(s). Outro importante aspecto é estar atento para a adequação de parceiros e fornecedores de serviços, como por exemplo, empresas que licenciam softwares específicos para a área e a maneira de tratamento de dados a que tenham acesso.

O profissional da Contabilidade deve sempre se lembrar de que ele é o responsável perante seu cliente, ainda que venha a ter direito de regresso em face de terceiro. Então a atenção deve ser redobrada, na medida em que a adequada proteção dos dados não se limita apenas à sua esfera de atuação, alcançando também aqueles a ele atrelados, que venham a acessar dados pessoais por força de contrato, prestação de serviços, etc.

Em suma, a Lei Geral de Proteção de Dados é necessária e as suas consequências são irreversíveis. Para o profissional da Contabilidade serão muitos os desafios, mas não menos verdadeiro é que a vigência da Lei, além de possibilitar uma crucial mudança de cultura no que tange à proteção de dados pessoais e à valorização da privacidade, possibilitará para os mais atentos profissionais da área uma oportunidade de demonstrar sua preocupação com este relevante aspecto da individualidade, o que, sem dúvida, se reverterá em diferencial de mercado.

 

 

Estamos vivendo um momento delicado: a existência de uma pandemia e a necessidade do isolamento social está afetando diversas empresas, e exigindo dos contadores um comportamento diferenciado diante tantas diversidades.

Este período de pandemia trouxe grandes desafios para todos mudou rotinas e comportamento de maneira radical. A tecnologia passou-se fazer ainda mais necessária e possivelmente, muitas das adaptações para o momento permanecerão. Os escritórios de contabilidade, assim como todas as empresas, precisaram se reinventar e a automação de processos, gestão de equipes e atendimento a clientes via web passaram a ser fundamentais. Se deparar com uma mudança tão grande e repentina, sem possibilidade de um planejamento pode parecer desanimador, mas as ferramentas tecnológicas e o controle de processos poderão auxiliar bastante. Pense diferente e aprimore a comunicação (colaboradores e clientes) e os controles de processos com sua equipe.

Mantenha uma comunicação diária, esteja próximos de seus colaboradores, garantindo um clima organizacional harmonizado e aproximado, apesar da distância física.

Defina regras de trabalho e passe orientações sobre organização de trabalho home-office.
Distribua tarefas diariamente, deixando claro o objetivo e o tempo de entrega.

Faça um acompanhamento de produtividade constante, em intervalos menores do que se estivessem trabalhando presencialmente. Você pode se deparar com questões do tipo: o que vale mais, um funcionário trabalhando oito horas e não consegue finalizar as tarefas solicitadas ou entregar as tarefas em seis horas? Você precisa de fato, se preocupar com o tempo efetivo de trabalho ou com a produtividade?

Defina horários e formas de atendimento de dúvidas e orientações aos seus colaboradores, dentro de sua rotina diária;
Utilize plataformas gratuitas para comunicação, por exemplo, Hangout, Skype, Zoom, Whatsapp.

A comunicação constante com os clientes também é fundamental. Partindo do princípio de que "quem é visto, é lembrado", não deixe seu cliente esquecer que você existe (e que ele precisa dos seus serviços). Envie mensagens e realize reuniões frequentes com seus clientes, mostrando-se disponível a auxiliar e agregando valor aos seus serviços. Utilize as reuniões com áudio e vídeo para diminuir a sensação de distanciamento.

O e-mail é outra ferramenta importante para comunicação e formalização de ações. Busque ferramentas de webmail (e-mail acessado por navegador, evitar e-mail nas máquinas) para garantir que você poderá acessar suas mensagens de qualquer computador ou smartphone. Organize seus e-mails em pastas por assunto para garantir um melhor acompanhamento e não deixar de atender a solicitações de clientes e colaboradores.

O momento atual também fez com que os documentos deixassem de estar em papel e passamos a conviver com documentos digitais. Os escritórios de contabilidade precisam processar uma quantidade muito grande de documentos de clientes. Para auxiliar no recebimento destes documentos e facilitar o trabalho dos contadores, nossa empresa oferece a possibilidade de integração, transferência e processamento de informações financeiras entre cliente e escritório de maneira automatizada. Redução de custos, aumento na agilidade no atendimento ao cliente. "Se você não fizer, seu concorrente irá fazer".

Para ajudar ainda mais o contador, os Sistemas Netspeed trabalham de forma integrada, o que agiliza as tarefas de comunicação e recepção de documentos fiscais, dados contábeis e outras informações, seja entre as demandas do escritório (Folha de Pagamento, Escrituração Fiscal e Contabilidade) como também entre o escritório e seus clientes.

A assinatura dos documentos também passou a ser uma dificuldade neste período de isolamento. Uma opção possível é a utilização de certificados digitais que permitem assinar documentos virtualmente com validade jurídica. Atualmente, várias Juntas Comerciais permitem arquivo de documentos com assinatura digital. Lembrando que, caso opte por utilizar este recurso, você deve ter certeza de que a plataforma certificadora esteja de acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e tenha plena validade jurídica.

A redução de custos mantendo a eficiência da empresa é um dos grandes desafios. A tecnologia é sua grande aliada, sendo essencial a automação dos processos. Para tomar decisões de investimentos na busca de redução de custos, não devemos pensar apenas no custo da aquisição para decidir se é caro ou não. Precisamos verificar os resultados financeiros que esta aquisição irá proporcionar. Com a automação de processos, o escritório poderá ampliar sua carteira de clientes sem precisar de mais funcionários.

 

 

Referências:
https://quickbooks.intuit.com/br/lp/ebook/escritorios-contabeis-como-manter-clientes-na-pandemia/