As empresas que se enquadram nos grupos de obrigatoriedade das escriturações da EFD-Reinf e da DCTFWeb devem ficar atentas aos prazos de entrega, de acordo com os cronogramas estabelecidos, para evitar transtornos com cobranças de multas e garantir a regularidade da empresa.

 

 

Os contribuintes que deixarem de apresentar suas obrigações acessórias no prazo previsto por Lei ficam sujeitos a multas e fiscalizações dos auditores fiscais.

 

 

Considerando que a EFD-Reinf se trata de uma escrituração com informações referentes ao contribuinte e a DCTFWeb é uma declaração que será elaborada através das informações apresentadas nos eventos do eSocial e da Reinf, ambas são obrigações acessórias, que ficam sujeitas à cobrança de multas por atraso, conforme os prazos estipulados pela RFB, diferentemente do eSocial, onde as multas serão aplicadas de acordo com a CLT, por se tratar de informações inerentes ao empregador. Exemplo: a admissão de um colaborador.

 

 

Tendo esse entendimento sobre a funcionalidade da escrituração, sabemos que o fisco se modernizou por meio de um mecanismo de fiscalização e cruzamento de informações mais sofisticados, proporcionando rapidez na análise de informações, com o objetivo de simplificar as informações e tornar mais acessível à Receita Federal o acompanhamento das empresas.

 

 

Observe, a seguir, a periodicidade que deverá ser transmitida às escriturações, de acordo com cada grupo da EFD-Reinf e da DCTFWeb:

 

 

Prazos para os contribuintes enquadrados na obrigatoriedade da EFD-Reinf:

 

 

 

Deverá ser entregue até o dia 15 do mês subsequente a que se refere a escrituração dos eventos periódicos.

 

 

 

Faseamento para entrega da DCTFWeb:

 

 

DCTFWeb diária, dos fatos geradores de Espetáculo Desportivo na EFD-Reinf:

Até o 2º dia útil após a realização do evento desportivo.

DCTFWeb mensal, dos fatos geradores dos eventos transmitidos no eSocial e na EFD-Reinf:

Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores.

DCTFWeb anual, dos fatos geradores do 13º salário:

Até o dia 20 de dezembro.

 

Fique atento ao prazo de entrega, para não perder algum prazo ou enviar informações incompletas. No caso da EFD-Reinf e da DCTFWeb, quando identificados o atraso da apresentação, omissões e incorreções, o contribuinte será intimado pela Receita Federal a apresentar a declaração original, e a empresa ficará sujeita à cobrança das seguintes multas:

 

EFD-Reinf

·         De 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega após o prazo, limitada a 20%;

·         De R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

 

A penalidade mínima a ser aplicada será de R$ 200,00; no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores e R$ 500,00; se o contribuinte deixar de apresentar a declaração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções e/ou omissões, podendo ser reduzida em 50%, se a declaração for apresentada após o prazo previsto, mas, antes de qualquer procedimento de ofício, ou seja, antes de qualquer notificação da RFB; e em 25%, se houver a apresentação da declaração após o prazo previsto, mas até o prazo estabelecido na intimação.

 

DCTFWeb

·         De 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos impostos e das contribuições informados na DCTF ou das contribuições informadas na DCTFWeb, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega depois do prazo, limitadas a 20%;

·         De R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

 

As multas poderão ser reduzidas em 50%, quando a declaração for apresentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício, ou em 25%, se houver a apresentação da declaração no prazo fixado na intimação. Já em casos de substituição às reduções, as multas terão redução de 90% para o Microempreendedor Individual e 50% para Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional.

 

A multa mínima será de R$ 200,00; em caso de omissão da declaração sem ocorrência de fatos geradores, e de R$ 500,00 nos demais casos.

 

Portanto, fique atento aos prazos de entrega das declarações, realizando a transmissão dos eventos dentro do prazo previsto, para evitar possíveis transtornos e manter sua empresa em dia e ficar em conformidade com a fiscalização.

 

 

Todas as informações enviadas ao eSocial passam por um processo de validação, o qual é verificado em duas etapas, a primeira etapa é a validação da estrutura do arquivo XML enviado, e a segunda é a validação do conteúdo contido nela.

Quando ambas validações são satisfatórias, os arquivos são processados, e a informações são recebidas e armazenadas no banco de dados do eSocial, quando deixam de cumprir algum requisito determinado nas etapas de validações o sistema retorna com mensagens de avisos, ou até mesmo de erros. Tais mensagens podem ser observadas no arquivo XML que o próprio programa retorna, e algumas mensagens são comuns de ocorrem, sendo que o ajuste para correção é padrão.

Veja algumas dos erros mais comuns ocorridos no envio de arquivos ao eSocial:

Código 541 - Nome inválido.
O erro ocorre ao enviar o S-1000, e neste caso é indicado verificar se o campo Nome está preenchido corretamente e sem espaços adicionais. Depois disso, basta efetuar o envio do Registro S-1000 novamente.

Código 0245 - FPAS inválido.
Para solução deste erro é necessário verificar o código do FPAS/terceiros informados no sistema de folha de pagamento, alterar os dados conforme a Tabela 4 do eSocial e reenviar o evento ao eSocial novamente.

Código 0103 O Evento informado já se encontra na base de dados do eSocial.
A ação sugerida para essa mensagem é, no portal do eSocial, verificar se já foi informado um evento com a mesma chave de Identificação [Id]

Código 0241 - Motivo do desligamento inválido.
Neste caso é indicado verificar se o valor informado no campo deverá a existir na Tabela 19 (Motivo do Desligamento), possivelmente não se encontra lá, e por esse motivo o sistema não aceita o desligamento, é necessário informar um motivo válido e reenviar o evento após ajuste.

Código 0105 - O evento a ser excluído/retificado (alterado) não foi localizado na base de dados do eSocial.
Para solucionar esse erro, basta verificar se o número do recibo informado no evento, corresponde ao mesmo número de recibo do evento original. Preencher com o número do recibo do arquivo a ser retificado.

Código 0123 -Ocorreu uma falha no acesso ao Sistema BDContrib
Aguarde alguns minutos e tente novamente fazer o envio do evento.

Código 0130 "É necessário existir informação cadastral do empregador para o período.
Esse erro ocorre quando o eSocial não recebeu o evento S-1000 com o cadastro do empregador, neste caso é necessário enviá-lo primeiro para que os demais eventos possam ser enviados.

Código 0132 - O item não poderá ser excluído, pois, está sendo utilizado por outro evento já enviado.
O erro ocorre quando há vinculação de um evento com outros enviados anteriormente, e para solução é necessário verificar quais vínculos há com o evento, excluir os eventos vinculados e só então enviar a exclusão do evento em questão.

O eSocial disponibiliza um manual com todas as mensagens de erros retornada pelos eventos, as quais podem ser acessadas pelo caminho https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/manuais/esocial-mensagens-do-sistema, para que o mesmo dê suporte ao usuário no momento de envio dos eventos.

 

A série "Está por dentro do eSocial? " Foi dividida em 4 artigos, a cada semana será publicado uma matéria sobre cada Grupo no novo cronograma do eSocial. Nesta quarta (e última) parte trouxemos dicas para facilitar a gestão do eSocial e exemplos para entender as fases e o cronograma de implantação do "Grupo 4".

Enquadram-se no grupo 4 - "órgãos públicos e organizações internacionais"

 

Como posso fazer a gestão do eSocial de forma a evitar atrasos e irregularidades?

No grupo 4 do eSocial estão os entes públicos e as empresas internacionais, dos quais estão desobrigados aos envios no momento (consulte o novo cronograma de envios abaixo), no entanto as empresas deste grupo poderão revisar sua base de dados, de forma que ao iniciar os envios dos eventos iniciais em Julho de 2021 não ocorra erros cadastrais, assim enviando dentro do prazo legal conforme descreve o manual do eSocial (https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/documentacao-tecnica).

 

Assim que estiver obrigados aos envios dos eventos não periódicos em Novembro de 2021, mantenha sempre atualizadas as informações dos funcionários e das empresas em seu sistema de folha de pagamento, efetue a pesquisa de qualificação cadastral antes das admissões, sempre que houver alterações enviar os eventos à elas correspondentes, de forma que o sistema e o portal eSocial fiquem sempre alinhados, dessa maneira será evitado grande parte dos erros que podem vir a existir nos envios dos "Eventos Periódicos" que podem ocorrer devido à falta desses envios.

 

Mantenha seu sistema de Folha de Pagamento sempre atualizado.

 

Os envios ao eSocial por hora não são obrigatórios às empresas do grupo 4, no entanto o empregador poderá se programar para se adequar a essa nova realidade.

 

Como identificar a qual grupo sua empresa pertence no cronograma do eSocial?

A consulta é bem simples e pode ser efetuada acessando a empresa no portal eSocial, após o envio dos eventos iniciais da empresa já será possível a identificação, para acessar a consulta o empregador deve acessar o Porta Web (https://login.esocial.gov.br/login.aspx), fazer o login da empresa utilizando certificado digital ou código de acesso, clique na aba "Empregador/Contribuinte" > Consulta Obrigatoriedade

 

 

FASEAMENTO GRUPO 4:

 

GRUPO 4: Entes públicos e empresas internacionais

Fases futuras:

Fase 1: 08/07/2021 (a partir da 08:00h) - Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas, o prazo final para o envio do evento S-1010 é até o início da 3ª fase de implementação.

Fase 2: 08/11/2021 (a partir da 08:00h) - Nesta fase serão enviadas as informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Fase 3: 08/04/2022 (a partir da 08:00h) - A partir desta fase serão feitos os envios das folhas de pagamento mensalmente.

Fase 4: 11/07/2022 (a partir da 08:00h) - Nesta última fase será obrigatório os envios dos eventos relativos as saúde e segurança do trabalho - SST.

 

 

 

A série "Está por dentro do eSocial? " Foi dividida em 4 artigos, a cada semana será publicado uma matéria sobre cada Grupo no novo cronograma do eSocial. Nesta primeira parte trouxemos dicas para facilitar a gestão do eSocial e exemplos para entender as fases e o cronograma de implantação do "Grupo 3"

 

FASEAMENTO GRUPO 3:

 

Enquadram-se no grupo 3 - empresas optantes pelo Simples Nacional, empregador pessoa física, produtor rural PF, entidades sem fins lucrativos e empresas com faturamento inferior a R$ 4,8 milhões no ano-calendário 2016.

Quais envios devem ser feitos para empresas do Grupo 3: 

1ª Fase - Eventos Iniciais

De acordo com o cronograma do e-social, empresas do grupo , estão obrigadas a partir de Janeiro de 2019, a realizar os envios do cadastro do empregador e eventos de tabelas S-1000 ao S-1070.

2ª Fase Eventos não Periódicos 

Essa fase é o estágio atual das empresas do grupo 3, ela se iniciou em Abril de 2019, onde passou a ser obrigatório o envio dos eventos não periódicos que são, os eventos de Admissões, Demissões, Férias, afastamentos entre outros que devem ser enviados de acordo com os prazos informados no manual do e-social.

Os eventos não periódicos enviados na fase atual são:

S-2190- Admissão de Trabalhador Registro Preliminar

S-2200- Admissão de Trabalhador: dia anterior ao início do trabalho

S-2205- Alteração dos Dados Cadastrais do Trabalhador

S-2206- Alteração de Contrato de Trabalho

S-2230- Afastamento Temporário

S-2250- Aviso Prévio

S-2299- Desligamento

S-2300- Trabalhador Sem Vínculo Início

S-2306- Trabalhador Sem Vínculo Alteração Contratual

S-2399 - Desligamento Sócio.

 

3ª Fase Eventos Periódicos:

A terceira fase terá inicio em 01/05/2021 e torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

A substituição da GFIP para envios das contribuições previdenciárias e FGTS ainda estão com data a definir, conforme informação do cronograma do e-social.

4ª Fase Eventos de Segurança e Saúde:

A quarta fase terá inicio em 10/01/2022 e deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

https://www.gov.br/esocial/pt-br/acesso-ao-sistema/cronograma-de-implantacao

 

Seguem algumas dicas para uma boa gestão do eSocial:

• Não deixe seus envios para última hora.
• Mantenha seu sistema  folha de pagamento sempre atualizado.
• Mantenha os dados de empresas e funcionários sempre atualizados.
• Faça sempre os envios dos eventos ao e-social dentro dos prazos definidos pelo manual, assim evitando os envios em atrasos.
• Os envios ao eSocial não são opcionais, são obrigatórios. O empregador precisa se adequar a essa necessidade.