Estamos vivendo um momento delicado: a existência de uma pandemia e a necessidade do isolamento social está afetando diversas empresas, e exigindo dos contadores um comportamento diferenciado diante tantas diversidades.
Este período de pandemia trouxe grandes desafios para todos mudou rotinas e comportamento de maneira radical. A tecnologia passou-se fazer ainda mais necessária e possivelmente, muitas das adaptações para o momento permanecerão. Os escritórios de contabilidade, assim como todas as empresas, precisaram se reinventar e a automação de processos, gestão de equipes e atendimento a clientes via web passaram a ser fundamentais. Se deparar com uma mudança tão grande e repentina, sem possibilidade de um planejamento pode parecer desanimador, mas as ferramentas tecnológicas e o controle de processos poderão auxiliar bastante. Pense diferente e aprimore a comunicação (colaboradores e clientes) e os controles de processos com sua equipe.
Mantenha uma comunicação diária, esteja próximos de seus colaboradores, garantindo um clima organizacional harmonizado e aproximado, apesar da distância física.
Defina regras de trabalho e passe orientações sobre organização de trabalho home-office.
Distribua tarefas diariamente, deixando claro o objetivo e o tempo de entrega.
Faça um acompanhamento de produtividade constante, em intervalos menores do que se estivessem trabalhando presencialmente. Você pode se deparar com questões do tipo: o que vale mais, um funcionário trabalhando oito horas e não consegue finalizar as tarefas solicitadas ou entregar as tarefas em seis horas? Você precisa de fato, se preocupar com o tempo efetivo de trabalho ou com a produtividade?
Defina horários e formas de atendimento de dúvidas e orientações aos seus colaboradores, dentro de sua rotina diária;
Utilize plataformas gratuitas para comunicação, por exemplo, Hangout, Skype, Zoom, Whatsapp.
A comunicação constante com os clientes também é fundamental. Partindo do princípio de que "quem é visto, é lembrado", não deixe seu cliente esquecer que você existe (e que ele precisa dos seus serviços). Envie mensagens e realize reuniões frequentes com seus clientes, mostrando-se disponível a auxiliar e agregando valor aos seus serviços. Utilize as reuniões com áudio e vídeo para diminuir a sensação de distanciamento.
O e-mail é outra ferramenta importante para comunicação e formalização de ações. Busque ferramentas de webmail (e-mail acessado por navegador, evitar e-mail nas máquinas) para garantir que você poderá acessar suas mensagens de qualquer computador ou smartphone. Organize seus e-mails em pastas por assunto para garantir um melhor acompanhamento e não deixar de atender a solicitações de clientes e colaboradores.
O momento atual também fez com que os documentos deixassem de estar em papel e passamos a conviver com documentos digitais. Os escritórios de contabilidade precisam processar uma quantidade muito grande de documentos de clientes. Para auxiliar no recebimento destes documentos e facilitar o trabalho dos contadores, nossa empresa oferece a possibilidade de integração, transferência e processamento de informações financeiras entre cliente e escritório de maneira automatizada. Redução de custos, aumento na agilidade no atendimento ao cliente. "Se você não fizer, seu concorrente irá fazer".
Para ajudar ainda mais o contador, os Sistemas Netspeed trabalham de forma integrada, o que agiliza as tarefas de comunicação e recepção de documentos fiscais, dados contábeis e outras informações, seja entre as demandas do escritório (Folha de Pagamento, Escrituração Fiscal e Contabilidade) como também entre o escritório e seus clientes.
A assinatura dos documentos também passou a ser uma dificuldade neste período de isolamento. Uma opção possível é a utilização de certificados digitais que permitem assinar documentos virtualmente com validade jurídica. Atualmente, várias Juntas Comerciais permitem arquivo de documentos com assinatura digital. Lembrando que, caso opte por utilizar este recurso, você deve ter certeza de que a plataforma certificadora esteja de acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e tenha plena validade jurídica.
A redução de custos mantendo a eficiência da empresa é um dos grandes desafios. A tecnologia é sua grande aliada, sendo essencial a automação dos processos. Para tomar decisões de investimentos na busca de redução de custos, não devemos pensar apenas no custo da aquisição para decidir se é caro ou não. Precisamos verificar os resultados financeiros que esta aquisição irá proporcionar. Com a automação de processos, o escritório poderá ampliar sua carteira de clientes sem precisar de mais funcionários.
Referências:
https://quickbooks.intuit.com/br/lp/ebook/escritorios-contabeis-como-manter-clientes-na-pandemia/
