Estamos vivendo um momento delicado: a existência de uma pandemia e a necessidade do isolamento social está afetando diversas empresas, e exigindo dos contadores um comportamento diferenciado diante tantas diversidades.

Este período de pandemia trouxe grandes desafios para todos mudou rotinas e comportamento de maneira radical. A tecnologia passou-se fazer ainda mais necessária e possivelmente, muitas das adaptações para o momento permanecerão. Os escritórios de contabilidade, assim como todas as empresas, precisaram se reinventar e a automação de processos, gestão de equipes e atendimento a clientes via web passaram a ser fundamentais. Se deparar com uma mudança tão grande e repentina, sem possibilidade de um planejamento pode parecer desanimador, mas as ferramentas tecnológicas e o controle de processos poderão auxiliar bastante. Pense diferente e aprimore a comunicação (colaboradores e clientes) e os controles de processos com sua equipe.

Mantenha uma comunicação diária, esteja próximos de seus colaboradores, garantindo um clima organizacional harmonizado e aproximado, apesar da distância física.

Defina regras de trabalho e passe orientações sobre organização de trabalho home-office.
Distribua tarefas diariamente, deixando claro o objetivo e o tempo de entrega.

Faça um acompanhamento de produtividade constante, em intervalos menores do que se estivessem trabalhando presencialmente. Você pode se deparar com questões do tipo: o que vale mais, um funcionário trabalhando oito horas e não consegue finalizar as tarefas solicitadas ou entregar as tarefas em seis horas? Você precisa de fato, se preocupar com o tempo efetivo de trabalho ou com a produtividade?

Defina horários e formas de atendimento de dúvidas e orientações aos seus colaboradores, dentro de sua rotina diária;
Utilize plataformas gratuitas para comunicação, por exemplo, Hangout, Skype, Zoom, Whatsapp.

A comunicação constante com os clientes também é fundamental. Partindo do princípio de que "quem é visto, é lembrado", não deixe seu cliente esquecer que você existe (e que ele precisa dos seus serviços). Envie mensagens e realize reuniões frequentes com seus clientes, mostrando-se disponível a auxiliar e agregando valor aos seus serviços. Utilize as reuniões com áudio e vídeo para diminuir a sensação de distanciamento.

O e-mail é outra ferramenta importante para comunicação e formalização de ações. Busque ferramentas de webmail (e-mail acessado por navegador, evitar e-mail nas máquinas) para garantir que você poderá acessar suas mensagens de qualquer computador ou smartphone. Organize seus e-mails em pastas por assunto para garantir um melhor acompanhamento e não deixar de atender a solicitações de clientes e colaboradores.

O momento atual também fez com que os documentos deixassem de estar em papel e passamos a conviver com documentos digitais. Os escritórios de contabilidade precisam processar uma quantidade muito grande de documentos de clientes. Para auxiliar no recebimento destes documentos e facilitar o trabalho dos contadores, nossa empresa oferece a possibilidade de integração, transferência e processamento de informações financeiras entre cliente e escritório de maneira automatizada. Redução de custos, aumento na agilidade no atendimento ao cliente. "Se você não fizer, seu concorrente irá fazer".

Para ajudar ainda mais o contador, os Sistemas Netspeed trabalham de forma integrada, o que agiliza as tarefas de comunicação e recepção de documentos fiscais, dados contábeis e outras informações, seja entre as demandas do escritório (Folha de Pagamento, Escrituração Fiscal e Contabilidade) como também entre o escritório e seus clientes.

A assinatura dos documentos também passou a ser uma dificuldade neste período de isolamento. Uma opção possível é a utilização de certificados digitais que permitem assinar documentos virtualmente com validade jurídica. Atualmente, várias Juntas Comerciais permitem arquivo de documentos com assinatura digital. Lembrando que, caso opte por utilizar este recurso, você deve ter certeza de que a plataforma certificadora esteja de acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e tenha plena validade jurídica.

A redução de custos mantendo a eficiência da empresa é um dos grandes desafios. A tecnologia é sua grande aliada, sendo essencial a automação dos processos. Para tomar decisões de investimentos na busca de redução de custos, não devemos pensar apenas no custo da aquisição para decidir se é caro ou não. Precisamos verificar os resultados financeiros que esta aquisição irá proporcionar. Com a automação de processos, o escritório poderá ampliar sua carteira de clientes sem precisar de mais funcionários.

 

 

Referências:
https://quickbooks.intuit.com/br/lp/ebook/escritorios-contabeis-como-manter-clientes-na-pandemia/

 

 

O que é absenteísmo?

No âmbito trabalhista essa expressão vem para relatar as ausências dos empregados de suas funções, seja ela de forma física ou mental, nos dois casos, essas ausências trazem impactos negativos sobre a produção da empresa.

 

Absenteísmo Físico

O empregado deixa de comparecer na empresa por causas pessoais ou profissionais como exemplos nos próximos tópicos.

Absenteísmo Mental

O empregado comparece na empresa, no entanto não produz, se sente desmotivado por razões particulares, excesso de trabalho por cobrir a ausência de outros empregados ou até mesmo o trabalho sob pressão.

Quais são as causas?

O absenteísmo de uma empresa pode ser causado por diversos motivos, sendo eles: pessoais, familiares, dificuldades financeiras, má-fé do empregado, insatisfação no trabalho causadas por excesso de regras, falta de transparência e política de conduta.
As causas do absenteísmo estão ligadas a satisfação no trabalho, dessa forma cumpre as empresas analisar as razões das faltas dos empregados conforme a sua cultura e gestão.

Consequências

O alto índice de absenteísmo traz como consequências o aumento de rotatividade de empregados, baixa qualidade, redução na produção e prejuízos financeiros. 
Um estudo feito pela Gallup-Healthways Well-Being Index, com 94 mil profissionais em 2013, publicou um rombo, anual de 84 bilhões com absenteísmo.
Isso, porque os custos diretos e indiretos com a reposição de mão de obra, gerenciamento do absenteísmo e baixa qualidade afetam a produção da empresa. Além de sobrecarregar empregados que precisam fazer horas extras para cumprir a ausência de empregados faltantes.

 

Como apontar essas ausências?

Os motivos que levam os empregados a se ausentar de suas funções e devem ser levados em consideração para o apontamento do absenteísmo são:

- faltas injustificadas ou justificadas, previstas no (artigo 473 da CLT);

- atrasos, saídas antecipadas (artigo 58 da CLT);

- suspensões disciplinares (artigo 482 da CLT);

- desconto do descanso semanal remunerado (artigo 10º, parágrafo 2º do decreto 27048/49);

- atestados médicos parciais ou integrais (artigo 6º, parágrafo 1º, alínea 'f' da Lei 605/49, causados por doença comuns, ocupacionais ou acidente de trabalho;

- atestado para acompanhamento dos filhos (artigo 473, XI, da CLT e precedente normativo nº 95 do TST.
Ressaltamos que, o não há menção do absenteísmo na legislação e o mesmo pode ser calculado de diversas formas.
O absenteísmo pode variar de empresa para empresa, segue uma fórmula abaixo para apurar o percentual mensal:

Total de atrasos/faltas no mês / total de funcionários ativos (excluindo o funcionário de licença e férias) x total de dias trabalhados x 100 = índice de absenteísmo.

 

Como reverter

Sabemos o que é o absenteísmo, as causas, consequências e agora vamos abordar algumas soluções para redução desse índice:

- exames periódicos de saúde;
- reduzir a quantidade de horas extras;
- verificar se as condições de trabalho estão de acordo com a função do empregado;
- garantir locais de trabalhos apropriados para empregados com limitação física;
- realizar treinamentos de empregados e lideres de forma profissional e pessoal;
- estimular a assiduidade e qualidade de produção dos empregados por meios de bonificações;
- punições com advertências e suspensões para falta de assiduidade quando se tratar, comprovadamente, má-fé ou desídia (artigo 482 da CLT);
- verificar no processo de seleção se o candidato é compatível as funções e cultura organizacional da empresa;
- pesquisa de clima organizacional, verificando como os empregados se sentem e as sugestões de melhorias;

 

A Automação Robotizada de Processo (RPA) é uma nova ferramenta tecnológica, utilizada automatizar processos que antes só poderiam ser executados com a intervenção humana, aumentando assim a produtividade de sua empresa.

A Automação Robotizada de Processo (do inglês - Robotic Process Automation ou RPA), é a nomenclatura dada às soluções de automação com o uso de softwares que automatizam partes ou atividades inteiras de processos de negócio das empresas. Com esta tecnologia, esses "robôs" de software executam uma sequência de passos de um trabalho através da interação com a interface de usuário (telas de sistemas) da mesma forma que uma pessoa faria.

Esses robôs desenvolvidos com a tecnologia de RPA podem ser "treinados" para realizar uma sequência de passos e ações nos sistemas como se fosse um usuário. Com o treinamento é gerado um script, que nada mais é do que um roteiro, que o robô seguirá fielmente a cada execução. Ele pode então ser agendado para executar os passos desse roteiro como se fosse uma pessoa operando o sistema, porém chega a ser até 5x mais rápido, com menos erros e com total rastreabilidade das ações.

Em resumo, a tecnologia RPA "imita" um colaborador, registrando-se em aplicativos, inserindo dados, calculando e concluindo tarefas e efetuando logout, por exemplo. Pode utilizar softwares para facilitar os diversos processos de negócios sem aumentar o número de funcionários ou custos. Alguns exemplos de aplicações:

Automação de relatórios;
Contas a pagar e a receber;
Folha de pagamento;
Monitoramento de aplicativos;
Recrutamento e seleção.

Com todas essas informações, você deve ter notado que um RPA pode ser uma solução definitiva para a otimização dos processos da sua empresa. 

 

 

Os empregados poderão se ausentar de suas atividades, por motivos de doença ou acidente de trabalho, sem prejuízo de seus salários, sob a responsabilidade da empresa ou da Previdência Social. Essas ausências deverão ser justificadas, por meios de atestados médicos que comprove a sua incapacidade para as atividades laborais.

Atestado sob Responsabilidade da Empresa

Os empregados que precisarem se ausentar por motivos de saúde deverão apresentar atestados médicos, e será de responsabilidade da empresa fazer o pagamento do salário, ainda que não consecutivos. Todavia se a soma de atestados ultrapassar os 15 dias, a responsabilidade do pagamento passa a ser da Previdência Social, após perícia médica do INSS.

Soma de Atestados

Esclarecemos que a apresentação de atestados que justificam as faltas e somam para compor, o total de 15 dias, não precisa ter o mesmo CID, basta ser proveniente da mesma doença, ainda que descontínuos e consecutivos, num período de até 60 dias.

Ausências Justificadas

Os atestados que justificam as faltas dos empregados por motivos de saúde precisam ser emitidos por médicos ou odontólogos, constar a quantidade de dias numericamente e por extenso, com expressa concordância do paciente a o número do CID - Código Internacional de Doenças, carimbo e assinatura do emitente com número do registro do Conselho Federal.

Auxílio Doença e Acidente de Trabalho

O auxilio doença e acidente de trabalho é um benefício previdenciário previsto na legislação para os empregados que precisarem se afastar de suas atividades por um período superior a 15 dias, a partir do 16º dia o empregado pode se afastar pelo INSS e a responsabilidade do pagamento de salário será da Previdência Social.

Vale lembrar, que para entrada no benefício previdenciário do INSS o afastamento deve ser por motivos de saúde, preencher os requisitos citados em "Ausências Justificadas" e se enquadrar nos termos do artigo 75, do Decreto n° 3.048/99 e do artigo 59, da Lei n° 8.213/91.

Período de carência para recebimento do Auxílio Doença/Acidentário

Para os empregados receberem os benefícios previdenciários, precisam ter no mínimo 12 contribuições mensais para auxílio doença e no caso de acidente de trabalho, não há necessidade de do cumprimento do período de carência, apenas ter qualidade de segurado à época do acidente. Não cumprindo a carência necessária, o empregado ficará sem receber da previdência social e do empregador, conhecido como "Limbo Jurídico" previsto no artigo 75 do Decreto n° 3.048/99, que obriga a empresa arcar somente com 15 dias.

Estabilidade por Acidente de Trabalho

Nos casos em que o empregado se afastar a partir do 16º dia pela previdência social, o empregado terá direito a estabilidade por um período de até 12 meses após a cessação do auxílio doença acidentário, mesmo que não tenha percebido o benefício da previdência.

Pagamento do Décimo Terceiro

O empregado que se afastar de suas atividades a partir do 16º dia, por motivo de auxilio doença ou acidente de trabalho deve receber juntamente com o benefício os avos do décimo terceiro salário, conforme estabelece artigo 120 do Decreto n° 3.048/99.

 

 

Fontes: ECONET, artigo 6o, alínea F e o parágrafo 2 o da Lei n.o 605/49, artigo 2o da Portaria MPAS n.o 3.291/84, MPAS n.o 3.370/84, Resolução no 1.190, de 14/09/84, do Conselho Federal de Medicina, artigo 120 do Decreto n° 3.048/99.

 

Através da prorrogação do auxílio emergencial a população de baixa renda e o MEI, poderão prosseguir contando com está ajuda por mais dois meses, conforme o Decreto nº 10.412, de 30 de junho de 2020, para enfrentar as dificuldades econômicas acarretadas pela pandemia da Covid-19.

Para que ocorra a obtenção do auxílio o MEI terá os rendimentos  analisados por meio do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). Diante disso, o Microempreendedor Individual que declarou o faturamento acima de R$ 28.559,70 na declaração anual do MEI, ainda não está fora dos parâmetros para obtenção do benefício. 

O Sebrae esclarece que dependerá do quanto foi informado como lucro (receitas menos custos). Se o faturamento foi de R$ 50 mil, mas o lucro foi de R$ 20 mil, portanto, será o valor de R$ 20 mil a ser considerado para fins de Imposto de Renda.

No ano de 2018, o MEI, enquanto pessoa física que recebeu valores acima de R$ 28.559,70 (comprovado via Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física), não terá direito ao auxílio emergencial.

Caso o MEI esteja com o pagamento mensal (DAS) atrasado não será lesado na solicitação do benefício, já que a legislação não prevê essa proibição.  Cabe ressaltar, que não é possível se cadastrar agora como MEI para desfrutar do auxílio.

 

 

Saiba mais:

SEBRAE. Auxílio emergencial para os MEI: prorrogação e ampliação. http://www.agenciasebrae.com.br/sites/asn/uf/NA/auxilio-emergencial-para-os-meis-prorrogacao-e-ampliacao,1e20ba1e4f503710VgnVCM1000004c00210aRCRD.

JORNAL CONTÁBIL. Auxílio Emergencial para MEI saiba como solicitar o benefício. https://www.jornalcontabil.com.br/auxilio-emergencial-para-mei-saiba-como-solicitar-o-beneficio/.