A DCTFWeb é alimentada pelas informações transmitidas pelo eSocial e a EFD-Reinf, sendo que, dentro do e-CAC, deve ser acessada a DCTFWeb para confirmar os débitos (confissões de dívida) e gerar as guias para pagamento. 

É fundamental entender que, em regra, o eSocial leva as informações que estão na folha de pagamento, com algumas raras exceções, e na EFD-Reinf são levadas todas as retenções da Receita Federal. 

Após realizar o fechamento do eSocial e da EFD-Reinf, essas informações vão para a DCTFWeb, lembrando que a entrega da EFD-Reinf ocorre em uma data distinta à do eSocial, cuja transmissão ao Sped deve acontecer até o dia 15 do mês subsequente ao que se refere à escrituração. 

Sabemos que a DCTFWeb não existe por si só, pois decorre das escriturações tanto do eSocial quanto da EFD-Reinf. Portanto, é fundamental saber acessar e processar as informações para o cumprimento da declaração de confissão de dívida.  

A elaboração da DCTFWeb procede da mesma forma que a entrega da GFIP, sendo que somente após feita a confissão é que será possível emitir o DARF. 

No geral, podemos destacar que a DCTFWeb apenas recebe o totalizador e não faz nenhum cálculo, nem do tributo e nem da dedução. Nessa declaração, é feita somente a soma dos débitos e créditos. Os débitos que são apurados nas escriturações que estão em complemento com sua elaboração serão enviados para a DCTFWeb.  

Este é um questionamento muito comum, em que o contribuinte faz reclamação de algum valor que a DCTFWeb calculou erroneamente. Por isso, vale afirmar que nenhum cálculo, seja de tributo ou de dedução, é realizado na declaração. Se houver alguma dúvida com relação a algum valor, este deverá ser revisado nas escriturações do eSocial ou da EFD-Reinf, a fim de sanar o problema, e, se necessário, fazer um novo encerramento por meio da retificação (transmitir novamente) para apresentar o valor correto na DCTFWeb. Na EFD-Reinf, ao realizar uma nova transmissão, as informações já são sobrepostas. 

A consolidação das informações na DCTFWeb é feita por meio dos eventos de fechamento no eSocial e na EFD-Reinf. Quando os mesmos identificam débito no período, apurado, é necessário quitá-los por meio do documento de arrecadação de tributos federais, chamado DARF, que pode ser emitido diretamente no portal do e-Cac. 

O processo tornou-se obrigatório para todas as empresas que estão obrigadas ao eSocial e EFD-Reinf desde agosto/2018, de acordo com o faseamento dos grupos.Especificamente nesse processo deverão ser recolhidas as contribuições previdenciárias e devidas a outras entidades e Fundos.

O recolhimento deve ser feito exclusivamente conforme processo mencionado anteriormente, porém, caso o contribuinte tenha feito o recolhimento pela GPS e não pelo DARF, há duas alternativas possíveis para solucionar o problema:fazer o pedido de restituição ou apresentar uma declaração de compensação, via PER/DCOMP Web, disponível no e-CAC. No PER/DCOMP, tanto para o pedido de restituição quanto para a compensação, a empresa deve informar o crédito, ou seja, que se trata de contribuição previdenciária indevida ou a maior, incluindo os dados referentes à GPS paga e o valor do crédito, que, no caso, deverá ser igual ao valor total da GPS.

A empresa poderá utilizar esse crédito por meio do PER/DCOMP Web para fazer uma declaração de compensação, informando os débitos declarados na DCTFWeb, por meio de importação dos débitos da DCTFWeb. Cabe esclarecer que são calculados multa e juros de mora quanto aos débitos, ou então solicitar na Receita Federal a conversão da GPS em DARF, via Siafi, código 5041. Este DARF objeto da conversão poderá ser ajustado pelo contribuinte no sistema SISTAD, para adequação aos débitos gerados em sua DCTFWeb. No ajuste, não são calculados multa e juros de mora em relação aos débitos.

Em ato declaratório publicado pela Receita Federal Brasileira foram anunciadas algumas regras e novidades para entrega da DCTF Web.

Após ter sido prorrogada, a obrigação passa a valer a partir de outubro de 2021, onde os contribuintes poderão iniciar os envios já fazendo uso da nova funcionalidade, a qual prevê a possibilidade de fazer a declaração automática após fechamento dos eventos periódicos no eSocial, dispensando assim a necessidade de acessar o e-Cac para cumprimento da obrigação.

A novidade se estende a todos os contribuintes obrigados a enviar a DCTF Web, desde que não possua débitos suspensos no eSocial. Em casos assim, será necessário fazer a edição e transmissão via e-Cac, como já vinha sendo feito antes da nova função ser disponibilizada.Contribuintes obrigados ao envio da EFD-Reinf que desejarem utilizar a transmissão automática da DCTFWeb, devem fazer o fechamento desta escrituração antes do eSocial.

Mesmo com a nova funcionalidade, ainda será necessário acessar o e-CAC para emitir o DARF. Ainda assim, o documento poderá ser emitido tanto pelo aplicativo da DCTFWeb, como também pela consulta (consultar pendências), uma vez que a declaração já terá sido entregue, gerando o valor a pagar.

Não foi descartada a possibilidade e fazer a emissão do DARF junto do fechamento do eSocial para os casos onde a transmissão for feita diretamente pelo programa, porém esse é um ponto que ainda está sendo estudado pela Receita, a qual não tem previsão para implementação até o momento.

Durante o processo de simplificação do eSocial, o evento referente a Aquisição de Produção rural, o S-2150, foi descontinuado, e duas informações passaram a ser devidas por meio da EFD-Reinf.