O primeiro passo para iniciar a automação da folha é mapear todos os processos atuais do Departamento Pessoal. Isso inclui desde a coleta de informações de jornada, benefícios e variáveis da folha até o fechamento, encargos e envio das obrigações acessórias. Ao entender cada etapa, fica mais fácil identificar gargalos, tarefas repetitivas e pontos que podem ser automatizados por meio de sistemas de gestão de folha de pagamento.

Na sequência, é fundamental escolher um sistema confiável e integrado, que permita a comunicação entre folha, controle de ponto, benefícios e obrigações fiscais. Soluções que oferecem integração automática com o eSocial, geração de guias e relatórios gerenciais contribuem para reduzir retrabalho, minimizar erros operacionais e aumentar a produtividade do profissional de DP.

Desde janeiro de 2025, ao enviar os eventos para o eSocial e a EFD-Reinf, a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte já recebia as informações devidas para seu preenchimento. Os dados, necessários para a entrega completa da declaração mensal, foram previamente divulgados pela Receita Federal, por exemplo, os pontos mais críticos no cadastro e o lançamento do plano de saúde, os cadastros corretos das rubricas e assim por diante.

Quando a Receita liberou o extrator da Dirf, as informações fornecidas pelo relatório não eram exatamente como o esperado, pois, o documento prometido desde o início da mudança consolida por empresa os dados recebidos pelas plataformas do governo, mas, para a conferência dessas informações, em caso de inconsistência, é necessária a análise individual por CPF.

Diante desse cenário, a Netspeed implementou um novo relatório para o sistema Folha de Pagamento, visando fazer esse comparativo individual. O documento lista os valores de IR que constam na folha de pagamento e no eSocial, bem como o valor da diferença entre ambos.

Com essa implementação, não será mais necessário conferir funcionário por funcionário até encontrar em qual CPF consta a diferença, para a partir daí buscar a informação nos pagamentos e ajustá-la. 

E o melhor: o relatório já está disponível, basta atualizar o sistema na versão mais recente. A rotina de folha ganha mais um aliado, confira no sistema e simplifique ainda mais seu dia a dia!

Veja também o episódio do Netspeed Comunica: Liberado o extrator da Dirf

Em 2026, está obrigada a declarar o Imposto de Renda a pessoa física que, no ano-base, se enquadrou em uma ou mais das situações a seguir:

• Obteve rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888

• Recebeu rendimentos não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte acima de R$ 200 mil

• Obteve receita bruta anual decorrente de atividade rural em valor acima de R$ 169.440

• Pretenda compensar prejuízos da atividade rural deste ou de anos anteriores com as receitas deste ou de anos futuros

• Teve a posse ou a propriedade, até 31 de dezembro de 2025, de bens ou direitos, inclusive terra nua, acima de R$ 800 mil

• Realizou operações em bolsa de valores, de mercadorias, de futuros e assemelhadas, cujos valores superam R$ 40 mil

• Optou por declarar bens, direitos e obrigações detidos pela entidade controlada no exterior como se fossem detidos diretamente pela pessoa física

• Auferiu rendimentos no exterior de aplicações financeiras e de lucros e dividendos

• Contribuiu como titular de trust e outros contratos regidos por alguma legislação estrangeira

• Queira atualizar bens imóveis pagando ganho de capital diferenciado em dezembro de 2025, conforme a Lei nº 14.754/2023

• Passou à condição de residente no Brasil, em qualquer mês de 2025 e, nessa condição, se encontrava em 31 de dezembro de 2025

Importante!

A declaração do Imposto de Renda de 2026 deve informar os rendimentos tributáveis e não tributáveis que foram recebidos ao longo do ano-calendário de 2025.

Em conclusão, as regras da obrigatoriedade da declaração do Imposto de Renda seguem critérios bem definidos, que vão além do salário mensal, já que patrimônio, investimentos, operações financeiras e situações especiais também são determinantes. 

Por isso, revisar cuidadosamente cada critério é fundamental para garantir conformidade com a Receita Federal e, assim, evitar multas, pendências e bloqueios no CPF.

Nesse programa criado pelo governo federal, a empresa não tem nenhuma interferência ou influência na contratação do empréstimo, que é feito de forma autônoma pelo trabalhador. Então, somente após a adesão, o empregador recebe uma notificação por meio do DET para fazer o download do arquivo no site Emprega Brasil e efetuar os lançamentos na folha. 

É fundamental que a empresa consulte o DET e o Emprega Brasil mensalmente, ainda que tenha um único funcionário, e ele já tenha um crédito contratado. Isso porque, o empregado pode renegociar esse contrato ou assinar novos, já que o crédito é liberado enquanto houver margem consignável no salário. 

Quando um empréstimo é quitado, o desconto deixa de constar no arquivo Emprega Brasil, portanto, a empresa deve excluir lançamentos futuros. E é aqui que vem o pulo do gato! 

Se o empregado liquidar o empréstimo, comunicar a empresa, porém, ainda constar o desconto no arquivo oficial, a empresa obrigatoriamente deve descontar a parcela como de costume. É imprescindível, nesses casos, informar o funcionário, pois, duas situações podem acontecer a partir disso: 

• Na quitação, o lançamento do mês já havia sido enviado, portanto, a parcela descontada não foi incluída no valor pago pelo funcionário para quitar o empréstimo e, por isso, ela é devida.

• O valor constante no arquivo foi realmente quitado e, nesse caso, o trabalhador deve solicitar diretamente ao banco o reembolso. 

Claro que, havendo o desconto, é fundamental que o valor recolhido seja repassado à instituição financeira dentro do prazo de vencimento da guia, para que não caracterize apropriação indébita e gere outros problemas para a empresa. 

Para o DP, a regra é: apareceu no arquivo, desconta!

Artigo 468 da CLT:

Nos contratos individuais de trabalho, só é lícita a alteração das respectivas condições por mútuo consentimento, e ainda assim desde que não resultem, direta ou indiretamente, prejuízos ao empregado, sob pena de nulidade da cláusula infringente desta garantia.

Por exemplo: o regulamento da empresa prevê que todo trabalhador terá direito a plano de saúde custeado pelo empregador, no entanto, em determinado momento, a empresa revoga essa previsão do regulamento. A revogação pode acontecer, mas ela não afetará o empregado que já recebia a vantagem.

Súmula nº 51 do TST:

I - As cláusulas regulamentares que revoguem ou alterem vantagens deferidas anteriormente só atingirão os trabalhadores admitidos após revogação ou alteração do regulamento.

Entretanto, este princípio do direito não pode servir de fundamento para violar a proibição da ultratividade. Sabemos que uma convenção coletiva pode ter vigência de no máximo dois anos, imagine então que uma determinada convenção coletiva de trabalho, com validade de 11/06/2025 até 10/06/2026 prevê que cada trabalhador tem direito a receber uma cesta básica mensalmente. Após 10/06/2026, esses trabalhadores não terão mais esse direito, pois isso configura ultratividade, salvo se a vantagem for estipulada na nova convenção ou no novo acordo coletivo. Assim, as normas da convenção ficam limitadas ao período de vigência delas.